Guide d'initiation à l'utilisation d'Asana pour suivre tout projet
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Asana est l’un des meilleurs outils de productivité que vous pouvez utiliser gratuitement. Il est idéal pour les professionnels de la création qui souhaitent gérer leur emploi du temps. Il comporte de nombreuses options de personnalisation, mais sa polyvalence peut sembler intimidante lorsque vous apprenez à maîtriser les ficelles du métier.
Allons-y doucement. Voici comment créer et conserver un projet à l'aide d'Asana.
Étape 1: Connectez-vous et familiarisez-vous
Asana est basé sur le Web. Par conséquent, lorsque vous configurez votre projet, vous devez vous connecter à votre compte. Si vous n'êtes pas encore inscrit, essayez d'abord le compte gratuit Basic et voyez si vous l'aimez. Pour des utilisations plus avancées, Asana a différents niveaux de prix.
Si vous avez essayé de gérer un projet avec Trello, nous avons déjà expliqué comment Asana se compare à Trello en tant qu'outil de gestion de projet. Trello vs Asana: le meilleur outil de gestion de projet gratuit est ... Trello vs Asana: le meilleur logiciel gratuit L'outil de gestion de projet, c'est ... Choisir entre Trello et Asana est difficile. Nous comparons ici les plans gratuits et vous aidons à choisir l’outil de gestion de projet le mieux adapté à votre équipe. Lire la suite .
Une fois que vous êtes inscrit, vous verrez une page d'accueil similaire à la capture d'écran ci-dessus. Sur le côté gauche se trouve votre barre latérale. Dans le centre, sous Tâches à terminer, vous verrez une liste de tâches à effectuer. En dessous, vous verrez les icônes de vos projets récemment ouverts.
Étape 2: Créer un nouveau projet
Pour créer un nouveau projet, allez à votre barre latérale. Sous Équipes, cliquez sur +> Ajouter un projet .
Une fois que vous avez terminé, vous serez accueilli par un nouvel écran qui vous proposera une liste de modèles. Allons avec Blank Project . Pour suivre les tâches quotidiennes, vous n'aurez pas besoin de plus que cela.
Après avoir cliqué sur Vider le projet, vous serez invité à ajouter vos détails. C'est ici que vous allez définir les «règles» qui régissent l'apparence de votre projet.
Parce que ce projet m'aide dans mes tâches quotidiennes, je vais définir la confidentialité sur Privé pour moi . Personne d'autre n'a besoin de le voir.
Ensuite, cliquez sur Créer un projet . Asana générera ce projet dans la catégorie Équipes de la barre latérale.
Étape 3: Changez la couleur de votre projet
Maintenant que vous avez créé votre nouveau projet, vous pouvez en personnaliser la couleur. Cela rend plus facile à voir dans votre calendrier.
Pour personnaliser votre couleur, cliquez sur le «…» à côté du nom de votre projet. Sous Définir la couleur de surbrillance, choisissez une nuance.
Étape 4: Créer une tâche répétitive
La beauté d'Asana réside dans le fait que vous pouvez créer plusieurs tâches avec différents paramètres dans chaque projet.
Toute tâche peut également être répétitive. Pour créer une tâche répétitive, cliquez sur le nom de votre projet - «Tutoriel Asana» - dans la section Équipes de la barre latérale. Cela garantit que le projet est actif.
Sous Liste, cliquez sur Ajouter une tâche . Cela ajoutera automatiquement une carte de tâches sur le côté droit de votre espace de travail. C'est ici que vous allez renseigner vos coordonnées.
Pour ce tutoriel, je vais dire que cette tâche concerne l'envoi d'art sur Twitter.
Pour attribuer la tâche à quelqu'un, cliquez sur l'icône de cette personne en regard de la Date d'échéance. Tapez leur nom. En cliquant sur leur nom d'utilisateur, la tâche leur est assignée.
Ensuite, donnons une date limite à cette tâche. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Date d'échéance . Cela ouvre le calendrier et une liste de dates que vous pouvez choisir.
Pour cette tâche, je vais fixer la date limite au 24 mars. Mais je souhaite également que cette tâche soit répétée une fois par jour une fois ma création terminée.
Pour activer la répétition, cliquez sur Définir pour répéter . Cela créera un menu déroulant dans lequel vous pourrez choisir des intervalles quotidiens, périodiques, hebdomadaires, mensuels ou annuels.
Vous pouvez également cliquer sur Ajouter un délai pour que la tâche soit due à une heure donnée chaque jour. Pour ce tutoriel, je vais taper 11h00.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Terminé . Votre nouvelle tâche apparaît avec son nom, sa date d'échéance et les personnes auxquelles elle est assignée dans la liste .
Cela dit, que faire si vous voulez créer une tâche pour un projet plus complexe? Que se passe-t-il si cette tâche a une date de fin précise ou plusieurs étapes à effectuer?
Étape 5: Créer une tâche avec des sous-tâches
Pour créer une tâche avec une date de fin précise, suivez le même processus que celui décrit à l' étape 4 .
Cliquez sur Ajouter une tâche, indiquez le titre, le destinataire et la date d'échéance, mais lorsque vous arrivez à la date d'échéance, ne cliquez pas sur Définir pour la répétition . Ce n'est pas nécessaire.
Sous la section titre, vous verrez une zone de texte qui dit Description . En cliquant sur cette case, vous pouvez renseigner les informations relatives à votre projet: qui est le client, ce dont il a besoin ou toute idée que vous souhaitez inclure dans votre conception.
Tous ces détails côte à côte pourraient devenir compliqués. Si votre tâche nécessite plusieurs étapes, vous pouvez ajouter des sous-tâches pour en assurer le suivi.
Pour créer une sous-tâche, cliquez sur son icône en haut de votre carte de tâche, visible ici en rouge.
Cela créera automatiquement une sous-tâche pour vous. Comme pour la tâche parent, vous pouvez la nommer, lui donner une date d'échéance ou l'attribuer à une autre personne.
Si la tâche principale est définie sur privée, la sous-tâche devra vous être affectée. Pour attribuer rapidement la tâche, cliquez sur l'icône de la personne, puis sur Attribuer à moi .
Maintenant que vous avez créé une sous-tâche, vous pouvez créer des sous-tâches supplémentaires dans votre tâche.
Vous pouvez également réorganiser les sous-tâches en cliquant dessus et en les faisant glisser à l'aide des six points situés à gauche de chaque coche. Ceci est utile si vous créez vos sous-tâches dans le désordre.
Étape 6: Ajout de balises
Une fois que vous avez créé vos sous-tâches, vous pouvez marquer ce projet afin de le retrouver plus facilement. Pour le taguer, appuyez sur Tab + T pour afficher votre boîte de tag. Cette boîte apparaîtra au-dessus de vos sous-tâches.
Je vais baliser ce projet «tutoriels», mais comme vous pouvez le constater, je n'ai pas encore de tag pour cela. Pour en créer un, cliquez sur la case bleue indiquant NEW TAG . Asana le générera pour vous.
Étape 7: Terminer une tâche
Alors, maintenant que nous avons fini de configurer les tâches répétitives et ponctuelles, il n'y a pas grand-chose à faire à part les «terminer».
Lorsque vous avez terminé une tâche ou une sous-tâche, cochez les cases en regard de l'élément. Ils deviendront verts une fois qu'ils auront terminé.
Étape 8: Suppression d'une tâche
Que faire si vous souhaitez supprimer une tâche qui n'est plus active? Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de votre tâche et sélectionnez Supprimer la tâche .
Une fois que vous avez terminé, Asana vous demandera: souhaitez-vous annuler votre dernière action ou vous en débarrasser définitivement? Si vous êtes certain de ne plus avoir besoin de la tâche, cliquez sur Supprimer définitivement et Asana l'effacera.
Utilisez Asana pour organiser votre vie
Comme vous pouvez le constater, la capacité d'Asana à gérer vos projets de création - et à les personnaliser - peut être réalisée en quelques étapes simples.
Ce n'est pas le seul outil qui peut vous aider avec votre temps et vos projets, cependant, et si vous recherchez plus d'informations, nous avons une grande liste d'outils de gestion de projet gratuits. Le meilleur outil de gestion de projet gratuit pour vous Le meilleur projet gratuit Un outil de gestion pour vous Microsoft Project n’est pas nécessaire pour gérer un projet. Mais quel outil de gestion de projet gratuit vous convient le mieux? Utilisez ces questions stratégiques pour choisir. Lisez plus pour vous.
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