3 types de listes qui vous aident réellement à être plus productif

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En matière d'organisation et de productivité, les listes de tâches sont l'outil ultime. Mais à un moment donné, ils se transforment en une autre excuse pour la procrastination. Qui a besoin de tant de listes de tâches de toute façon? Les trois types que nous avons énumérés ci-dessous feront l'affaire. Ils vous donneront toute la puissance dont vous avez besoin sans un système compliqué qui prend trop de temps.

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Pourquoi faire des listes du tout?

La recherche en psychologie humaine nous a donné beaucoup d’idées intéressantes sur les raisons pour lesquelles nous établissons des listes et sur la façon dont nous considérons la productivité en général. L’ effet Zeigarnik en est un exemple. Il indique que les personnes se souviennent mieux de tâches incomplètes ou interrompues que de tâches accomplies. C'est un mécanisme utile, mais certaines personnes pensent qu'il peut également saboter notre productivité.

Un extrait souvent cité du livre Volonté: retrouver la plus grande force humaine se lit comme suit:

«Il s'est avéré que l'effet Zeigarnik n'était pas, comme nous l'avions supposé pendant des décennies, un rappel qui se poursuivait jusqu'à ce que la tâche soit accomplie […] Au lieu de cela, l'inconscient demande à l'esprit conscient de faire un plan […]. formé, l’inconscient peut cesser de harceler l’esprit conscient avec des rappels. "

Avoir l'esprit clair Pratique de la pleine conscience avec l'aide de votre iPhone et de ces applications Pratique de la pleine conscience avec l'aide de votre iPhone et de ces applications Calme et tranquillité intérieurs? Il y a une application pour ça. Lire la suite contribue grandement à la capacité de se concentrer sur une seule tâche. C'est le principe de l'un des systèmes de productivité les plus populaires du moment, Getting Things Done. Mais vous n'êtes pas obligé de faire tout ce que vous voulez. Vous pouvez vous en tenir à ces trois listes et vous assurer que votre inconscient se taira et vous permettra de travailler.

1. La liste hebdomadaire des priorités

Chaque dimanche, prenez 10 à 15 minutes pour définir vos priorités pour la semaine à venir. Ce ne sont pas nécessairement des choses que vous pouvez rayer de votre liste. Par exemple, vous pouvez avoir des éléments tels que «rattraper son retard sur les choses académiques» et «réengager à suivre une formation» sur des listes de priorités hebdomadaires. Il est souvent préférable de scinder ces éléments en tâches plus petites sur votre liste de tâches quotidiennes.

Le but de la liste hebdomadaire est d’obtenir de votre inconscient sur papier de très gros articles. Ecrivez-les au début de la semaine. Vous pouvez alors cesser de vous inquiéter à leur sujet car votre inconscient saura que vous avez un plan pour le faire. Au moins, vous pouvez être sûr de ne pas les oublier car ils sont enregistrés à l'encre.

Gardez la liste des priorités hebdomadaires courte et simple — trois à cinq points devraient suffire. N'oubliez pas de vous en tenir aux objectifs généraux et aux directives pour la semaine, et non aux tâches à accomplir. Parcourez cette liste tous les matins et utilisez-la pour renseigner votre liste de tâches quotidienne.

2. La liste des tâches segmentées

Faire une seule liste de tâches pour la journée gardera tout en ordre, et il existe de nombreuses applications disponibles pour vous aider à gérer cette liste. Choisissez un favori à feuilles persistantes comme Trello ou Wunderlist ou utilisez un outil de liste de tâches extrêmement simple.

Comment vous segmentez votre liste de tâches est à vous. Une option consiste à répertorier trois tâches hautement prioritaires, trois tâches de priorité moyenne et certaines tâches de faible priorité.

Vous pouvez également les segmenter en fonction du contexte et conserver une liste des tâches «Domicile», «Travail» et «Fitness», par exemple. Au travail, vous pouvez utiliser «Réunions», «Appels» et «Projets».

Une troisième option consiste à utiliser votre boîte de réception en tant que liste de tâches. Comment transformer Gmail en liste de tâches et agenda avec une extension Chrome. Comment transformer Gmail en une liste de tâches et calendrier avec une extension Chrome. moyen de connecter vos emails ou vos tâches à votre agenda? Ne cherchez pas plus loin que Handle for Gmail. Cette extension Google Chrome s'intégrera à votre routine et augmentera votre productivité. Lire la suite .

Peu importe la façon dont vous divisez votre liste, assurez-vous de la garder gérable. Il y a une limite à ce que vous pouvez faire en 24 heures. En outre, vous pouvez être certain de devoir faire face à des interruptions imprévues de tailles diverses chaque jour.

Si vous souhaitez simplifier la productivité, voici une idée qui peut vous aider. Cela vient de l'histoire d'une femme qui travaillait au Pentagone. Lorsqu'on lui a demandé quelle était sa stratégie pour faire avancer les choses, elle a répondu qu'elle avait écrit ses tâches par ordre de priorité, puis rayé tout ce qui se trouvait sous le troisième élément.

3. La liste des faits

La «liste des faits» s’est récemment développée comme un outil utile pour la productivité. Si vous n'êtes pas familier avec la liste des tâches accomplies, c'est exactement ce que cela ressemble: une liste de ce que vous avez accompli au cours de la journée.

Quel est le but de ceci, vous demandez? La gestion du stress. Avoir trop de choses à faire et ne pas en faire assez sont tous deux des facteurs de stress à leur manière. C'est pourquoi il est utile de savoir tout ce que vous avez réussi à faire en une journée et ce qui doit encore être maintenu ou non.

Par exemple, supposons que vos sujets prioritaires pour la journée soient «planifier une réunion trimestrielle», «rédiger un rapport hebdomadaire» et «nettoyer le garage».

Si vous cochez ces options, bien sûr, vous avez trois tâches accomplies. Mais si vous écrivez que vous avez également répondu à deux appels concernant le budget marketing, dressé une liste de candidats potentiels à un poste, envoyé six courriels concernant l’approbation de projet et pris quelques courses sur le chemin du retour, vous verrez à quel point beaucoup vous avez fait.

Ce ne sont peut-être pas toutes des tâches hautement prioritaires, mais ce sont toujours des tâches dont vous devez vous occuper. Savoir que vous les avez faites peut être une source de satisfaction. Des tâches comme celles-ci constituent une grande partie de votre productivité et vous ne devez pas les négliger. En fait, vous en faites plus en un jour que vous ne le pensez!

Tout faire avec un minimum de stress

Bien sûr, chacun a ses propres stratégies de gestion des tâches. Trouvez une solution efficace en utilisant les trois listes ci-dessus comme tremplin.

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