Comment convertir des fichiers texte délimités en feuilles de calcul Excel

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Il viendra un moment où vous devrez traiter toutes sortes d'informations stockées dans d'autres types de fichiers et les importer dans Microsoft Excel. Vous ne pouvez pas fuir un fichier texte toujours présent. Je parie que vous en trouvez tous les jours.

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Voici quelques exemples quotidiens:

• Une analyse Excel des informations sur les ventes ou les produits stockées dans un fichier texte.
• Échange de données entre deux logiciels différents (d'une base de données à une feuille de calcul, par exemple).
• Noms, adresses et identifiants de courrier électronique stockés dans un programme de courrier électronique (par exemple, exportation de Microsoft Outlook vers Excel. Comment exporter des contacts Outlook vers n’importe où. Comment exporter des contacts Outlook vers n’importe où. Avez-vous besoin d’exporter vos contacts Outlook sans savoir par où commencer? Nous vous montrons comment exporter depuis Outlook et importer dans votre destination (en savoir plus).

Microsoft Excel vous fournit tous les outils pour vous connecter à des sources de données externes. Parlons des fichiers texte délimités.

Ceci est un fichier texte délimité

Comme vous pouvez le constater, les noms et prénoms, les entreprises pour lesquelles ils travaillent et les autres détails sont séparés par des virgules. Ce fichier texte délimité par des virgules est facile à créer dans n’importe quel éditeur de texte.

Pour l'instant, ce n'est pas utile. Ajoutez ceci dans un tableur et vous pourrez créer un document plus professionnel.

Par exemple, vous pouvez facilement rechercher des données en double et les supprimer. Ensuite, vous pouvez utiliser la feuille de calcul pour créer des étiquettes et des publipostages. Comment imprimer des étiquettes avec publipostage dans Microsoft Word et Excel Comment imprimer des étiquettes avec publipostage dans Microsoft Word et Excel Utilisez-vous encore un copier-coller pour créer des étiquettes, badges nominatifs ou autres communications de masse personnalisées? Le publipostage, un outil d'automatisation simple de Microsoft Office, vous permettra d'imprimer vos étiquettes en quelques secondes. En savoir plus si les adresses font également partie des données.

L'idée de base est d'importer les informations d'un fichier texte et de scinder vos différentes informations en colonnes distinctes et de nommer chaque colonne avec un en-tête approprié.

Regardons un fichier texte délimité plus en détail…

Les 3 types de fichiers texte délimités

Il existe trois types de fichiers délimités courants en fonction de la manière dont vous séparez (délimitez) chaque valeur. N'importe quel caractère peut être utilisé pour séparer les entrées individuelles d'un fichier.

Par exemple: le tuyau (|) ou un simple espace. Vous constaterez que ces trois types sont les types les plus courants de séparateurs délimités entre chaque entrée de texte.

1. Valeurs séparées par des virgules.
2. Valeurs séparées par des tabulations.
3. Valeurs séparées par deux points.

Le délimiteur de texte conserve chaque valeur séparément de la suivante. Toute valeur qui suit le délimiteur et précède la prochaine occurrence du délimiteur est importée en tant que valeur unique. N'oubliez pas que la valeur entre le délimiteur affecté peut avoir un autre caractère de délimitation, mais qu'elle nécessite un guillemet (“) ou une apostrophe (').

Déroutant? Pas tellement. Voyons comment avec un exemple:

Dans un fichier texte avec des noms de ville et d'état, il peut y avoir des valeurs telles que «Albany, NY».

Microsoft Excel peut lire la virgule (, ) entre les deux mots en tant que délimiteur. Pour traiter les noms de ville et de pays comme une valeur unique et les importer dans une cellule Excel, nous devons utiliser des guillemets doubles ou une apostrophe comme qualificatif de texte. Si aucun caractère n'est spécifié comme qualificatif de texte, «Albany, NY» est importé dans deux cellules adjacentes, à savoir Albany et NY.

En bref, pour conserver une valeur dans une colonne telle quelle, vous pouvez la placer entre guillemets ou dans une apostrophe.

Comme nous le verrons ci-dessous, Microsoft Excel vous donne un contrôle total sur le processus d'importation et un volet Aperçu pour voir le format des données avant qu'elles ne remplissent les cellules.

Convertir un fichier texte délimité en une feuille de calcul

Il existe de nombreux convertisseurs en ligne. Comment convertir tout format de fichier en ligne avec des outils gratuits Comment convertir tout format de fichier en ligne avec des outils gratuits Si vous avez besoin de convertir un fichier, voici la liste ultime des sites que vous devriez visiter. Lisez Plus qui peut prendre un fichier texte CSV brut et cracher une feuille de calcul XLS. Zamzar et Convertio sont deux excellents outils.

Mais vous n'avez pas besoin de rechercher un convertisseur en ligne car Microsoft Excel possède une fonctionnalité native qui fait beaucoup mieux le travail.

Prenons un exemple de fichier CSV et parcourons les étapes permettant de convertir des fichiers texte délimités en feuilles de calcul. La capture d'écran ci-dessus d'un mélange de valeurs séparées par des virgules dans un fichier Notepad est un bon exemple.

Microsoft Excel peut aider à transformer ce fouillis confus en lignes et en colonnes ordonnées. Vous pouvez ensuite y travailler et le transformer en un rapport superbement formaté ou le préparer pour l'impression.

Il existe trois méthodes pour importer des données dans une feuille de calcul Excel à partir d'un fichier CSV. Commencez par le plus facile en premier.

Méthode 1: l'importation automatique

1. Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Ouvrir .

2. Sélectionnez le fichier CSV que vous souhaitez ouvrir. Microsoft Excel ouvre automatiquement le fichier texte et affiche les données dans un nouveau classeur.

Il s’agit de la route la plus directe (et la plus rapide) pour ouvrir un fichier CSV. Microsoft Excel utilise les paramètres de format de données par défaut pour lire et importer chaque colonne de données. Mais l'importation automatique ne vous donne pas la flexibilité que vous souhaitez.

Voyons donc la deuxième manière qui utilise un assistant.

Méthode 2: restaurer l'assistant d'importation de texte

L'assistant d'importation de texte vous permet de contrôler la structure des données que vous souhaitez importer. Il démarre automatiquement lorsque vous importez des fichiers texte (c'est-à-dire un fichier avec une extension TXT).

Ouvrez Microsoft Excel et accédez à un fichier texte (ou modifiez l'extension du fichier CSV en TXT).

Microsoft a masqué l'ancien Assistant d'importation de texte dans Excel 365 et 2016 (à partir de la version 1704). Mais vous pouvez ramener l'assistant d'importation de texte à partir des options d'Excel.

1. Allez dans Fichier> Options> Données .

2. Faites défiler jusqu'à la section Afficher les assistants d'importation de données héritées .

3. Pour importer du texte ou des fichiers CSV, sélectionnez From Text (Legacy) . Cliquez sur OK pour fermer les options.

4. Vous pouvez maintenant utiliser l'assistant à partir du ruban. Accédez à Données> Obtenir des données> Assistants hérités> À partir du texte (hérité) . Naviguez jusqu'au fichier CSV que vous souhaitez importer et ouvrez-le.

Utilisez ce processus en trois étapes pour contrôler le format des données.

Étape 1

Voici à quoi ressemble l'Assistant Importation de texte dans la première étape.

Sélectionnez délimité - lorsque les éléments du fichier texte sont séparés par des tabulations, des deux points, des points-virgules, des espaces ou d'autres caractères.

Select Fixed Width (Sélectionner largeur fixe) - Lorsque tous les éléments ont la même longueur et sont clairement structurés en colonnes séparées par des espaces.

Parfois, les données brutes peuvent avoir une ligne d’en-tête. Par exemple: [ "first_name", "last_name", "company_name", "address", "city", "county" ].

Utilisez Démarrer importation à la ligne pour sélectionner la ligne à partir de laquelle l'importation commencera.

Le fichier d'origine peut être laissé à sa valeur par défaut dans la plupart des cas.

L' aperçu affiche les valeurs telles qu'elles apparaîtront lorsqu'elles seront délimitées en colonnes dans la feuille de calcul.

Cliquez sur Suivant .

Étape 2

Choisissez les délimiteurs pour votre fichier (virgule, dans notre cas). Pour un autre caractère, cochez Autre et entrez le caractère dans le petit champ. La fenêtre d' aperçu des données vous donne un aperçu des données en colonnes.

Cochez la case Traiter les délimiteurs consécutifs comme un seul si vos données contiennent un séparateur de plus d'un caractère entre les champs de données ou si vos données contiennent plusieurs délimiteurs personnalisés.

Par exemple, cela vous aide à gérer les fichiers qui peuvent avoir un espace supplémentaire avant ou après un autre délimiteur. Vous pouvez aider à identifier l’espace comme un autre délimiteur et cochez cette case.

Utilisez la liste déroulante Qualificatif du texte pour sélectionner le caractère contenant des valeurs dans votre fichier texte. Nous avons déjà expliqué comment un qualificateur de texte peut vous aider à importer certaines valeurs dans une cellule au lieu de celles-ci.

Utilisez la fenêtre d' aperçu des données pour vérifier l'apparence.

Cliquez sur Suivant .

Remarque: l' écran de l'assistant change lors de l'importation de données à largeur fixe.

La fenêtre d' aperçu des données peut vous aider à définir la largeur des colonnes. Utilisez la barre supérieure de la fenêtre pour définir un saut de colonne représenté par une ligne verticale. Faites glisser un saut de colonne pour augmenter ou réduire la largeur. Double-cliquez sur un saut de colonne pour le supprimer.

Dans un fichier à largeur fixe, aucun séparateur n'est utilisé pour séparer les valeurs du fichier. Les données sont organisées en lignes et en colonnes, avec une entrée par ligne. Chaque colonne a une largeur fixe, spécifiée en caractères, qui détermine la quantité maximale de données qu’elle peut contenir.

Étape 3

Les fenêtres de prévisualisation deviennent plus importantes dans cet écran, car vous pouvez ajuster le format des données entrant dans chaque champ avec le format de données de colonne . Par défaut, Microsoft Excel importe les données au format Général. Sélectionnez la colonne dans la fenêtre d'aperçu et définissez le format approprié.

Par exemple, vous pouvez sélectionner…

• Texte pour les champs de texte.
• Le format de date et de date de toute colonne contenant des dates.
• Général pour la conversion de devises au format Excel Currency.

Utilisez le bouton Avancé pour spécifier le type de séparateur décimal et les séparateurs de millième pour les données numériques.

Par exemple, si vous souhaitez afficher 100 000 à 1, 00 000. Excel affiche les nombres selon le format défini dans les paramètres régionaux de votre ordinateur.

Cliquez sur Terminer . Une boîte de dialogue finale d' importation de données apparaît.

Ne t'en fais pas trop maintenant. Il vous donne quelques options pour insérer les données dans la feuille de calcul ou créer une connexion avec une base de données externe. L'insertion des valeurs délimitées par du texte sous forme de tableau dans la présente feuille de calcul constitue le paramètre par défaut.

L'ancienne méthode d'ancienne génération reste le meilleur moyen de s'y prendre lorsque votre fichier CSV est simple. Si ce n'est pas le cas, il existe maintenant une nouvelle méthode qui peut couvrir tous les besoins d'importation de texte.

Méthode 3: Utiliser les données Get & Transform

L'onglet Données comprend tous les outils dont vous aurez besoin pour rassembler des données externes et les faire se comporter comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez créer un rapport de tableau croisé dynamique et l'actualiser chaque fois que les données externes sont modifiées.

C'est un excès de fichiers CSV simples, mais voyons comment introduire des colonnes de données délimitées dans Excel.

1. Ouvrez un classeur vide.

2. Accédez à l'onglet Données du ruban. Cliquez ensuite sur la petite flèche déroulante située sous le bouton Obtenir les données (dans le groupe Obtenir et transformer des données ). Choisissez From File> From Text / CSV .

3. Dans la boîte de dialogue Importer un fichier texte, accédez à l'emplacement sur votre bureau et sélectionnez le fichier texte CSV que vous souhaitez importer. L'assistant d'importation de texte s'affiche avec les options que vous pouvez maintenant sélectionner.

Comme vous pouvez le constater, vous pouvez modifier le codage et le choix du caractère délimité ou saisir un délimiteur personnalisé.

Excel calcule le délimiteur en analysant les quelques centaines de premières lignes du jeu de données par défaut. Vous pouvez modifier cela et laisser Excel travailler également avec l'ensemble de données. Ce n'est pas recommandé si vous avez des millions d'enregistrements à importer.

4. Cliquez sur le bouton Charger pour importer vos données dans une nouvelle jolie feuille de calcul.

5. Chaque fois que vous importez des données dans Excel, une connexion de données est créée. Vous pouvez exécuter des requêtes et connecter la feuille de calcul à la source externe. Toute modification des données source d'origine sera automatiquement mise à jour dans la feuille Excel.

6. Vous pouvez annuler cette connexion en accédant à Données> Requêtes et connexions pour ouvrir le panneau sur le côté.

Cliquez avec le bouton droit et choisissez Supprimer . Vous pouvez également survoler le nom de fichier de la source de données et cliquer sur Supprimer dans la fenêtre qui s’ouvre. Si vous êtes sûr, cliquez à nouveau sur Supprimer .

La transformation des données dépasse le cadre de ce didacticiel. Je vous dirigerai donc vers la page d’assistance de Microsoft Mise en route avec Get & Transform in Excel pour obtenir de l’aide.

Les nombreuses utilisations des fichiers délimités dans Excel

Besoin de séparer une liste de noms et prénoms et de les préparer pour l'impression? Convertissez le fichier texte délimité en Excel. Vous pouvez importer ou exporter jusqu'à 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. Et les fichiers délimités sont supportés presque partout. Utilisez Excel pour gagner du temps 14 Conseils pour gagner du temps dans Microsoft Excel 14 Conseils pour gagner du temps dans Microsoft Excel Si Microsoft Excel a pris beaucoup de votre temps dans le passé, laissez-nous vous montrer comment en récupérer une partie. Ces conseils simples sont faciles à retenir. Lisez plus avec les techniques ci-dessus et les conseils ci-dessous.

Pour en savoir plus sur: Microsoft Excel, Microsoft Office 2016, Microsoft Office 2019, Spreadsheet.