10 fonctionnalités cachées de Microsoft Outlook qui sont rarement utilisées
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Si vous utilisez Outlook, vous savez déjà que c'est un programme utile pour gérer votre courrier électronique et qu'il comprend de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Aujourd'hui, nous allons couvrir quelques fonctionnalités moins connues d'Outlook qui pourraient aider à améliorer votre flux de travail.
Déverrouillez maintenant la feuille de triche «Raccourcis clavier essentiels dans Microsoft Outlook»!
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Entrez votre email Déverrouiller Lire notre politique de confidentialité1. Modifier le nombre de lignes dans les aperçus de message
Dans la liste des messages électroniques, Outlook affiche un aperçu de chaque message. Cela inclut l'expéditeur et la ligne d'objet de la première ligne, puis une ligne du corps du message électronique situé en dessous de celle par défaut.
Vous pouvez modifier le nombre de lignes du message affiché dans la liste des messages.
Accédez à l'onglet Affichage et cliquez sur le bouton Aperçu du message . Ensuite, sélectionnez 1 ligne (par défaut), 2 lignes ou 3 lignes . Ou sélectionnez Désactivé si vous ne souhaitez pas que le message électronique soit affiché dans la liste.
On vous demandera si vous souhaitez appliquer ce paramètre à Ce dossier ou à Toutes les boîtes aux lettres uniquement.
Le nombre de lignes que vous sélectionnez n'inclut pas l'expéditeur et la ligne d'objet. Donc, si vous sélectionnez 2 lignes, vous verrez trois lignes au total: l'expéditeur et le sujet sur la première ligne, puis deux lignes du corps du message en-dessous.
2. Choisissez le dossier à afficher lors du lancement d’Outlook
Si vous avez plusieurs comptes de messagerie dans Outlook, vous pouvez sélectionner la boîte de réception de compte de messagerie que vous souhaitez afficher par défaut lorsque vous ouvrez Outlook. Ou vous pouvez sélectionner un autre dossier en plus de la boîte de réception si vous le souhaitez.
Accédez à Fichier> Options, puis cliquez sur Avancé dans le volet gauche de la boîte de dialogue Options Outlook .
Dans la section Démarrer et quitter Outlook, cliquez sur Parcourir . Dans la boîte de dialogue Sélectionner un dossier, recherchez le compte souhaité et sélectionnez la boîte de réception ou un autre dossier dans lequel vous souhaitez démarrer Outlook.
Nous avons constaté que ce paramètre ne collait pas toujours. Faites-nous savoir dans les commentaires si cela a fonctionné pour vous.
3. Créer un dossier de recherche Outlook
Si vous recherchez souvent les mêmes mots et expressions dans Outlook, vous pouvez configurer un dossier de recherche virtuel. 6 Bonnes pratiques pour Outlook afin d’accroître votre flux de travail 6 Meilleures pratiques pour Outlook afin d’accroître votre flux de travail Si vous passez beaucoup de temps à utiliser Outlook, vous devriez étudier votre flux de travail. Faites en sorte que votre courrier électronique travaille pour vous et gagnez du temps pour des tâches plus importantes. Lire plus qui affiche une liste de tous les éléments correspondant à certains critères de recherche. Outlook fournit des modèles pour les dossiers de recherche ou vous pouvez créer les vôtres.
Par exemple, le dossier de recherche de courrier non lu vous montre tous vos messages non lus dans un seul dossier, même s'ils se trouvent dans des dossiers différents de votre compte de messagerie. Les messages ne sont pas déplacés vers le dossier de recherche, ils ne sont affichés que dans celui-ci. Les messages originaux restent dans leurs dossiers respectifs.
Pour créer un nouveau dossier de recherche, cliquez sur Nouveau dossier de recherche dans la section Nouveau de l'onglet Dossier . Sélectionnez un modèle de dossier de recherche prêt à l'emploi dans la liste ou sélectionnez Créer un dossier de recherche personnalisé sous Personnaliser au bas de la liste.
Si vous créez un dossier de recherche personnalisé, cliquez sur Choisir dans la boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche .
Ensuite, entrez un nom pour le dossier de recherche dans la boîte de dialogue Dossier de recherche personnalisée . Cliquez sur Critères et spécifiez les détails de la recherche dans la boîte de dialogue Critères du dossier de recherche .
Si cela ne fonctionne pas pour vous, nous avons quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour réparer Outlook Search Comment réparer Outlook Search quand il ne fonctionne pas Comment réparer Outlook Search quand il ne fonctionne pas Outlook Search ne fonctionne-t-il pas? Ne paniquez pas. Ces conseils de dépannage permettront de résoudre le problème. Lire la suite .
4. Nettoyer un dossier Outlook
La fonctionnalité Nettoyer le dossier d'Outlook supprime les messages redondants dans un fil ou un dossier. Les messages redondants sont les messages précédents d'un fil de discussion également cités dans les réponses. Les longs fils de messagerie peuvent se retrouver avec plusieurs copies des messages antérieurs cités dans chaque réponse.
La commande Nettoyer le dossier déplace les messages redondants du dossier sélectionné et de ses sous-dossiers dans le dossier Éléments supprimés par défaut.
Pour utiliser cette commande, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez nettoyer et sélectionnez Nettoyer le dossier .
Vous pouvez définir les options de la commande Nettoyer le dossier en sélectionnant Fichier> Options> Courrier> Nettoyer la conversation . Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les éléments nettoyés et activez ou désactivez les autres options de nettoyage de votre choix.
5. Envoyer un courrier électronique à une date ultérieure
Parfois, vous devez écrire un email mais ne pas l’envoyer plus tard. La fonctionnalité de livraison différée d'Outlook vous permet de le faire facilement.
Commencez par écrire votre nouvel email ou répondez à un email. Ensuite, cliquez sur Différer la livraison dans la section Plus d'options de l'onglet Options de la fenêtre du message.
Sous Options de livraison, cochez la case Ne pas livrer avant et sélectionnez une date et une heure.
Sélectionnez les autres options de votre choix et cliquez sur Fermer .
Outlook stocke les e-mails programmés dans votre boîte d' envoi jusqu'à leur envoi lorsqu'ils sont déplacés vers votre dossier Envoyé .
Si vous changez d'avis et devez annuler la livraison différée ou la modifier à une date et à une heure différentes, accédez à votre boîte d' envoi et ouvrez le message électronique. Cliquez à nouveau sur Retarder la livraison dans l'onglet Options et modifiez la date et l'heure pour l'option Ne pas livrer avant ou décochez la case pour désactiver la livraison retardée.
6. Utilisez les étapes rapides
La section Étapes rapides de l'onglet Accueil d'Outlook fournit un accès en un clic aux actions courantes. Microsoft fournit quelques étapes initiales, mais vous pouvez également créer les vôtres.
Pour créer une étape rapide personnalisée, cliquez sur Créer nouveau dans la section Étapes rapides . Dans la boîte de dialogue Modifier l'étape rapide, attribuez un nom à votre étape rapide.
Ensuite, sélectionnez une action dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter une action . Continuez à ajouter les autres actions que vous souhaitez effectuer au cours de la même étape rapide, en cliquant sur Ajouter une action après chacune.
Par exemple, vous pouvez configurer une étape rapide pour marquer les e-mails sélectionnés comme lus, puis les déplacer vers un certain dossier. Pour un outil similaire, découvrez comment créer des groupes de messagerie et des listes de distribution Comment créer un groupe de courrier électronique et une liste de distribution dans Outlook Comment créer un groupe de courrier électronique et une liste de distribution dans Outlook Découvrez comment créer un groupe de courrier électronique ou une liste de distribution dans Microsoft Outlook et voyez à quel point cela peut faire gagner un temps considérable. Lire la suite .
7. Ouvrez plusieurs fenêtres Outlook
Si vous utilisez Outlook pour le courrier électronique, la planification et les tâches, vous souhaiterez peut-être ouvrir plusieurs fenêtres Outlook. Cela vous permet de voir votre courrier électronique, votre calendrier et vos tâches en même temps au lieu d'utiliser les boutons de navigation pour continuer à changer de vue.
Pour ouvrir une autre fenêtre Outlook, cliquez avec le bouton droit sur l'icône Outlook dans la barre des tâches et sélectionnez Outlook 2016 . Positionnez les fenêtres comme vous le souhaitez.
Lorsque vous fermez Outlook, sélectionnez Fichier> Quitter dans l’une des fenêtres ouvertes. Ne cliquez pas sur le X dans le coin supérieur droit de l'une des fenêtres. Outlook s'ouvrira la prochaine fois avec le même nombre de fenêtres et dans la même position où elles étaient lorsque vous avez quitté Outlook.
8. Créer et gérer des règles
Vous n’aurez peut-être pas toujours envie de respecter les règles, mais les règles dans Outlook peuvent être très utiles. Ils vous permettent de configurer des événements spécifiques à se produire automatiquement en fonction des actions qui se produisent.
Par exemple, vous pouvez déplacer des messages contenant des mots spécifiques dans la ligne d'objet ou d'une personne spécifique vers un dossier et marquer les messages comme lus en même temps. Vous pouvez créer une règle pour faire tout cela en même temps lorsque vous recevez des messages.
Pour créer ou gérer des règles, cliquez sur Règles dans la section Déplacer de l'onglet Accueil et sélectionnez Gérer les règles et les alertes . La boîte de dialogue Règles et alertes vous permet de créer, de modifier et d’exécuter manuellement des règles.
Cliquez sur Nouvelle règle pour créer une règle, puis suivez les étapes de l' Assistant Gestion des messages .
Une des fonctionnalités qui manque dans Outlook est la possibilité de se connecter automatiquement à votre courrier électronique. Toutefois, vous pouvez contourner cette limitation en utilisant des règles. Comment automatiser automatiquement CC ou BCC vous-même dans Outlook et Gmail Comment automatiser automatiquement CC ou BCC vous-même dans Outlook et Gmail Il est parfois utile de se rappeler des courriels importants. Lire la suite .
9. Changer le nom de votre compte Outlook
Lorsque vous ajoutez un compte de messagerie à Outlook, le nom par défaut du compte est votre adresse de messagerie, qui s'affiche dans le volet de gauche. Mais vous pouvez changer le nom du compte en un nom plus descriptif qui permettrait de repérer plus rapidement le compte que vous recherchez. Utile si vous avez beaucoup de comptes de messagerie dans Outlook.
Pour modifier un nom de compte, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du compte actuel dans le volet de gauche (et non sur la boîte de réception du compte), puis sélectionnez Propriétés du compte . Ou allez dans Fichier> Info (l'écran Informations sur le compte ).
Ensuite, accédez à Paramètres du compte> Paramètres du compte et assurez-vous que l'onglet E - mail est actif dans la boîte de dialogue Paramètres du compte . Ce devrait être par défaut.
Sélectionnez le compte dans la liste pour lequel vous souhaitez modifier le nom (s'il ne l'est pas déjà), puis cliquez sur Modifier .
Modifiez le nom du compte sous Paramètres généraux dans la boîte de dialogue Paramètres du compte . Cliquez sur Suivant, puis sur Terminé .
10. Utiliser les commutateurs de ligne de commande Outlook
Outlook fournit des commutateurs de ligne de commande vous permettant d'effectuer diverses opérations. Si vous préférez utiliser le clavier plutôt que la souris, vous pouvez accélérer les opérations dans Outlook à l'aide des commutateurs de ligne de commande. Ils peuvent également vous aider à résoudre les problèmes liés à Outlook.
Nous avons déjà couvert 25 commutateurs de ligne de commande Outlook 2016. 25 Commutateurs de ligne de commande Outlook 2016 à connaître. 25 Commutateurs de ligne de commande Outlook 2016 à connaître. Vous pouvez tirer le meilleur parti d'Outlook en apprenant à utiliser les commutateurs de ligne de commande. Lire plus, vous devriez savoir.
Par exemple, vous pouvez créer un nouveau message électronique avec un destinataire en ouvrant la boîte de dialogue Exécuter ( touche Windows + R ) et en entrant la commande suivante dans la zone Ouvrir, en remplaçant l'adresse électronique par l'adresse de votre destinataire.
outlook.exe / c ipm.note / m
Des outils pour rendre Outlook encore plus utile
Ce sont toutes les fonctionnalités avancées, populaires et moins connues, qui rendent Outlook beaucoup plus puissant que Mail et les autres clients de messagerie de bureau. Ces fonctionnalités ne vous suffisent-elles pas? Aucun problème. Nous avons présenté quelques outils Outlook tiers utiles qui ajoutent des fonctionnalités à Outlook, améliorent des fonctionnalités existantes ou effectuent certaines tâches mieux que Outlook, comme la fusion de plusieurs fichiers Microsoft Outlook PST.
N'oubliez pas qu'en plus des fonctionnalités exceptionnelles, de nombreux raccourcis Outlook peuvent vous aider à gagner du temps. Liste essentielle des raccourcis clavier Microsoft Outlook Liste essentielle des raccourcis clavier Microsoft Outlook Les raccourcis clavier les plus utiles et les plus importants à connaître dans Microsoft Outlook. Lire la suite !
En savoir plus sur: Conseils de messagerie, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook.
