10 fonctionnalités cachées de Microsoft Word qui vous simplifieront la vie
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Tout le monde connaît Clippy. Mais êtes-vous amis avec Pilcrow? Si vous l'êtes, vous en savez plus sur Microsoft Word que la plupart des gens. Connaissez-vous les «lignes de veuve»? Le presse-papier étendu?
Il existe de nombreuses fonctionnalités moins connues que vous devez connaître si vous souhaitez maîtriser parfaitement Microsoft Word. Voici quelques fonctionnalités importantes de Microsoft Word. 5 Paramètres Microsoft Word à personnaliser absolument 5 Paramètres Microsoft Word à personnaliser absolument Il existe de nombreux paramètres par défaut Microsoft Word que vous pouvez personnaliser. Voici quelques points importants qui peuvent vous rendre plus productif. Lisez Plus qui sont légèrement «cachés» mais peuvent rendre votre travail plus facile.
1. être libre de distraction
Les écrivains veulent la paix. L'encombrement visuel des fonctionnalités de MS Word a donné lieu à une légion de rédacteurs sans distraction et à une paix paisible. Mais si vous aimez Word, vous pouvez utiliser un raccourci rapide pour masquer l’encombrement visuel du ruban. Appuyez sur Ctrl + F1 pour faire basculer le ruban.
Ajustez-le en cliquant sur Option d'affichage du ruban et en sélectionnant Masquer automatiquement le ruban . C'est la petite flèche à côté du bouton de réduction en haut.
La lecture sans distraction est une fonctionnalité plus spécialisée de Word à partir de la version 2013. Cependant, c'était également dans Word 2010. Conçu pour les tablettes tactiles, le mode de lecture fonctionne également sur un ordinateur portable ordinaire. Accédez-y aussi rapidement avec ALT + WF (Appuyez simultanément sur W & F).
Utilisez éventuellement les boutons par défaut:
- (Dans le menu du ruban) Affichage> Mode de lecture .
- (Sur la barre d'état) Le bouton Mode de lecture à droite.
Tapez deux fois avec votre doigt ou double-cliquez avec votre souris pour effectuer un zoom avant et créer des graphiques tels que des tableaux, des graphiques et des images sur tout l'écran.
2. Réorganiser avec la vue hiérarchique
Décrivant vos idées principales et complétant rapidement cette première ébauche, voici le conseil infaillible en matière de productivité en écriture. Bien utilisé, la vue hiérarchique peut augmenter votre productivité de 50% avec des documents volumineux.
Accédez à Affichage> cliquez sur le bouton Contour du ruban.
La vue hiérarchique vous aide à affiner l'organisation de documents complexes en réorganisant des blocs de texte et neuf niveaux de titres. La vue Structure affiche une barre d’outils spéciale appelée Plan avec des commandes permettant de promouvoir ou de rétrograder le texte sélectionné. Utilisez les commandes pour masquer ou afficher le texte sélectionné.
- Voulez-vous arriver à un point spécifique dans un long document? Passez en mode Plan et passez à un niveau de titre spécifique.
- Voulez-vous rédiger rapidement? Planifiez les sections principales dans la vue hiérarchique, puis passez aux autres dispositions pour écrire le corps.
- Vous souhaitez réorganiser un rapport en déplaçant d'énormes blocs de texte? Faites glisser un en-tête pour déplacer non seulement cet en-tête, mais également tous les sous-niveaux et le corps du texte. Utilisez les flèches du haut vers le bas pour les travailler.
- Voulez-vous formater rapidement les en-têtes? Utilisez les titres 1, 2 et 3 au lieu de changer la taille et d’utiliser des majuscules.
3. Utiliser Word comme outil de brainstorming rapide
Double-cliquez n'importe où et commencez à taper. Vous n'avez pas besoin de vous préoccuper de positionner un curseur si vous ne le souhaitez pas. C'est le MS Word le plus proche de l'écriture freestyle. Click and Type existe depuis Word 2002. La fonctionnalité fonctionne uniquement en mode Mise en page ou Web.
Bien que cela soit très utile pour insérer du texte et des graphiques, vous pouvez également l'utiliser pour un brainstorming impromptu en tant qu'outil de mindmapping de forme libre. 8 Modèles MS Word qui vous aident à créer des idées et des idées rapidement. Des idées rapidement libres Les modèles Word ne concernent pas uniquement les beaux documents, les CV parfaits et les pages de couverture. Ils peuvent également être essentiels pour le brainstorming et les cartes mentales. Voici huit modèles Word pour vos besoins en idéation. Lire la suite .
4. Convertir les tableaux en graphiques en 3 étapes
Faites votre choix - un tableau soigneusement formaté avec beaucoup de données OU un graphique bien fait qui visualise ces données pour vous?
Étant des créatures visuelles, il est souvent évident de choisir cette dernière. Word facilite la conversion des informations tabulaires dans un graphique. Lorsque vous ne disposez pas de trop de données tabulaires, créez un graphique dans Word plutôt que de trop détruire avec Excel. Sélectionnez le tableau avec les données et suivez les trois étapes…
1. Cliquez sur l'onglet Insérer du ruban.
2. Cliquez sur l'outil Objet dans le groupe Texte et ouvrez la boîte de dialogue Objet .
3. Dans la liste des types d'objet, choisissez Microsoft Graph Chart . Cliquez sur OK.
Word affiche les données tabulaires sous forme de graphique à colonnes soigné. Modifier la fiche technique qui apparaît.
Vous pouvez également formater ce graphique avec un type de graphique différent. Double-cliquez sur votre graphique. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'espace blanc situé dans le cadre du graphique et sélectionnez Type de graphique .
Vous pouvez également utiliser Microsoft Word pour créer des organigrammes époustouflants. Comment créer des organigrammes avec Microsoft Word en toute simplicité Comment créer des organigrammes avec Microsoft Word en toute simplicité Vous souhaitez apprendre à créer un organigramme dans Word? C'est facile avec la bonne technique. Cet article d'introduction explique comment. Lisez plus avec la fonction de formes.
5. Écrire des équations dans Word
Et vous pensez que seules les formules Excel sont étonnantes 3 Formules Crazy Excel qui font des choses étonnantes 3 Formules Crazy Excel qui font des choses étonnantes Les formules Excel ont un puissant outil de mise en forme conditionnelle. Cet article décrit trois façons d'accroître la productivité avec MS Excel. Lire la suite . L'éditeur d'équation a toujours été une fonctionnalité importante de MS Word. Dans les dernières versions de Word, il est simplement appelé équation (disponible dans Insertion> Groupe de symboles> Équation ).
Choisissez Insertion> Équation> Insérer une nouvelle équation .
Utilisez la barre d' outils Équation pour concevoir vos propres équations avancées pour les mathématiques, la physique ou la chimie. Word vous propose de nombreuses équations connues à insérer en un seul clic.
6. Gardez 24 éléments dans le presse-papiers
Le Presse-papiers Office peut contenir 24 éléments et est interopérable entre tous les fichiers Office. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur la petite flèche déroulante en regard de Presse-papiers pour afficher le panneau de gauche. Pour le raccourci, appuyez deux fois sur Ctrl + C pour ouvrir le panneau Presse-papiers.
Cette capacité de stockage vous permet de couper et de copier plusieurs éléments et de les déplacer n'importe où dans le document ou entre les programmes Office ouverts.
Utilisez les options du presse-papiers pour contrôler ses fonctions. Par exemple, vous pouvez désactiver l'option Afficher l'état à proximité de la barre des tâches lors de la copie qui affiche le nombre d'éléments copiés dans le coin inférieur droit de la fenêtre de Word. Il est activé par défaut.
7. Traduire les langues à la volée
Microsoft Office utilise Microsoft Translator pour gérer toutes les traductions. Utilisez la fonctionnalité de traduction de l'onglet Révision . Traduire un mot ou une phrase. Ou bien, traduisez le document entier et affichez-le dans un document Word séparé.
L'onglet Traducteur apparaît à droite et vous permet de choisir et de changer de langue. Utilisez cette barre latérale pour mettre en surbrillance chaque mot et explorer son sens au complet.
8. Embellissez les polices avec Kerning
Le crénage ajuste l'espace entre deux lettres individuelles pour une meilleure apparence visuelle. Lors de la conception d'un document, chaque caractère nécessite son propre crénage. Le crénage devient important lorsque vous concevez avec de grandes polices sur Word, par exemple une couverture de livre électronique.
Le crénage de Word est désactivé par défaut et vous n'avez normalement pas besoin de vous en soucier. Mais disons que vous devez soumettre un devoir de cinq pages. Économisez de l'effort en augmentant la largeur entre les lettres au lieu d'écrire des peluches!
Cliquez sur la petite flèche déroulante sur Police (sous l'onglet Accueil ). Sinon, cliquez sur Ctrl + D. Allez dans l'onglet Avancé . Cochez la case pour le crénage des polices . Expérimentez en entrant une petite taille en points dans la case. N'oubliez pas que certaines polices de caractères et tailles de polices ne sont pas adaptées au crénage.
Si vous voulez vraiment vous améliorer avec le crénage et les polices, essayez le jeu Kern Type mentionné dans un précédent article sur Font Games.
9. Inspectez votre document
Aujourd'hui, la collaboration est une fonctionnalité importante de MS Word, mais vous devez également faire attention à la sécurité. L' inspecteur de document de Word vous aide à rechercher dans votre document toute information que vous souhaitez garder confidentielle.
Chaque fois que vous créez ou même éditez un document, certaines informations utilisateur sont automatiquement ajoutées au fichier. L'inspecteur de document vous aide à effacer ce type d'informations avant de partager un document.
Pour accéder à l'inspecteur de document:
Allez dans Fichier> Info> Inspecter le document> Rechercher les problèmes> Inspecter le document .
Inspectez le contenu caché en cochant les cases. Après l'inspection, toutes les catégories contenant des données sensibles reçoivent un point d'exclamation. Un bouton Supprimer tout pour chaque catégorie supprime les données et finalise le document.
Le support Office vous explique étape par étape comment utiliser l'inspecteur de documents.
10. Profitez des avantages du texte masqué
Oh oui. Cette fonctionnalité est vraiment cachée. Texte masqué est un attribut de caractère non imprimable qui a son utilité. Masquer du texte peut être utile dans de nombreuses situations:
- Créez un quiz simple en cachant les réponses.
- Contrôlez la mise en page de certains travaux d'impression en insérant du texte masqué.
- Imprimez deux versions d'un document. Dans l'un, masquer des portions de texte. Vous n'avez pas besoin de créer deux copies ou de supprimer une partie du document.
- Cachez temporairement les informations confidentielles que vous ne voulez pas que les autres voient.
Masquer ou afficher le texte
- Sélectionnez le texte que vous souhaitez masquer ou le texte masqué.
- Cliquez sur Accueil> Boîte de dialogue Police> Police> Cochez ou décochez la case Masqué.
- Imprimer le texte masqué : Accédez à l'onglet Fichier > Options> Affichage> Cochez la case Texte masqué > Cochez la case Imprimer le texte masqué > Cliquez sur OK .
Les caractères non imprimables sont des «marques de formatage» qui permettent à l'utilisateur de dépanner et d'affiner la mise en page d'un document.
Par exemple, les mots doivent être à simple interligne; vos paragraphes doivent être espacés avec des sauts de ligne corrects; tous les onglets doivent être alignés; les cellules de tableau doivent être correctement formatées; la pagination doit circuler, etc.
Pilcrows, marqueurs de tabulation, espaces, sauts de ligne, sauts de page, ancres d'objet et texte masqué ne sont que quelques-uns des éléments non imprimables utiles pour contrôler la mise en page d'un document Word. Affichez les caractères non imprimables en cliquant sur le bouton Pilcrow de l'onglet Accueil . Sinon, appuyez sur Ctrl + * .
Remarque: dans Word 2013 et les versions ultérieures, vous pouvez également développer ou réduire des parties d'un document pour afficher des informations de manière sélective.
Utiliser ces secrets de productivité dans Word
Connaissiez-vous le championnat annuel Microsoft Office? Les participants sont les experts en matière d'utilisation de cette suite et vous pouvez parier qu'ils ont trouvé des moyens plus rapides et plus efficaces d'utiliser des outils tels que Word pour leurs tâches quotidiennes. Probablement, il y a un champion à l'intérieur de vous.
Pour aller plus loin, pourquoi ne pas consulter l'onglet Développeur masqué sur le ruban Word. Comment ajouter l'onglet Développeur au ruban dans Microsoft Word et Excel Comment ajouter l'onglet Développeur au ruban dans Microsoft Word et Excel Voyons comment vous pouvez ajouter l'onglet Développeur du ruban dans Microsoft Word et Microsoft Excel et ouvrez des fonctionnalités avancées. Lisez Plus qui ouvrira plus de façons d'utiliser Word. Et si vous créez un document professionnel, assurez-vous de connaître les pages de couverture. Comment créer une page de couverture personnalisée dans Microsoft Word Comment créer une page de couverture personnalisée dans Microsoft Word Une conception de page de couverture solide est un excellent moyen de styliser votre document. . Nous vous montrons comment créer votre propre page de garde dans Microsoft Word. Lire la suite .
Pour en savoir plus sur: Microsoft Office 2016, Microsoft Office 2019, Microsoft Office 365, Microsoft Word.
