10 astuces Google Docs permettant de gagner du temps en quelques secondes

• Productivité

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Depuis que «Google» est devenu un verbe, nous faisons beaucoup pour en faire la grammaire de nos vies en ligne. Nous recherchons avec la syntaxe de Google, nous vivons dans Gmail et nous sommes parfois productifs avec Google Drive et ses applications telles que Google Docs.

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De tous les outils de Google Drive, Docs en tant qu'éditeur de texte est le premier choix pour les tâches quotidiennes. C'est pourquoi chaque astuce Google Doc qui fait gagner du temps est comme de la poussière d'or.

Voici dix astuces qui ne vous prendront pas plus de quelques secondes à apprendre.

Commençons par lancer Google Docs…

Accédez directement à Google Documents à partir du Lanceur d'applications lorsque vous êtes connecté à d'autres produits Google. Cliquez sur le lanceur d'applications et vous trouverez Docs dans la section Plus s'il n'est pas visible dans le jeu d'icônes par défaut.

Mais saviez-vous qu'il existe un moyen encore plus rapide de lancer les applications?

1. Utilisez les nouvelles URL en tant que raccourcis Google Drive

Google a profité du domaine de premier niveau .new pour nous fournir quelques nouveaux raccourcis. Il suffit de les taper dans votre navigateur pour lancer un nouveau document, une nouvelle feuille de calcul, une nouvelle diapositive ou un nouveau formulaire.

• http://doc.new: Ouvrir un nouveau document Google
• http://sheets.new: ouvrez une nouvelle feuille de calcul Google Sheets
• http://deck.new: Ouvrir une nouvelle présentation de Google
• http://site.new: créer un nouveau site Web pour les sites Google

De légères variations semblent également fonctionner. Par exemple, vous pouvez taper «docs.new» au lieu de «doc.new» pour ouvrir un document. Vous voulez avoir un accès rapide à ces raccourcis? Il suffit de les enregistrer en tant que favoris du navigateur.

2. Recherchez rapidement Google Drive

La ligne d' accès rapide en haut de l'interface Google Drive affiche tous les fichiers récents. Il suggère également ceux auxquels vous accédez le plus souvent. Double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir.

Toutefois, vous pouvez également rechercher un fichier ou un dossier spécifique dans Google Drive ou dans les écrans d'accueil Docs, Sheets et Slides en saisissant un mot ou une phrase dans la zone de recherche en haut. Une liste déroulante apparaîtra avec les résultats suggérés et les types de documents.

Il y a aussi une petite flèche déroulante à côté de la boîte qui ouvre de puissants filtres pour une quête en profondeur.

• Type: Dossiers, documents, PDF, Photos, PDF, etc.
• Propriétaire: N'importe qui, Possédé par moi, Ne m'appartenant pas, Possédé par quelqu'un, Personne spécifique
• Lieu: Partout, mon lecteur, partagé avec moi.

Au-delà de cela, vous pouvez utiliser les filtres de la boîte de dialogue pour affiner votre recherche. Par exemple, Nom d'élément ne recherche que le titre du fichier. En choisissant l'une des options de suivi, vous obtiendrez les fichiers avec les actions à exécuter qui vous sont attribuées ou des suggestions dans les fichiers que vous possédez.

Tout comme Google Search, vous pouvez utiliser des opérateurs booléens (par exemple, «OU») pour élargir la portée de votre recherche.

Pour accélérer la recherche, entrez une phrase ou une citation exacte liée au fichier que vous souhaitez ouvrir. Google Drive ouvre le document et met en évidence le mot clé de recherche que vous avez utilisé.

Conseil Rapide: Appuyez sur / (barre oblique) pour accéder à la zone de recherche.

Les pages de support Google présentent la liste complète des options de recherche dans Google Drive. Et n'oubliez pas de chercher dans la corbeille aussi!

3. Accédez aux commandes du menu «masqué» plus rapidement

Google Docs n'est pas différent des autres suites bureautiques. C'est peut-être plus simple que Microsoft Word, mais le menu contient toujours beaucoup de commandes. Appuyez sur Alt + / pour accéder à la fonction de recherche des menus. Tapez ce que vous recherchez et hop - la fonctionnalité s'ouvre.

Le champ de recherche de menu est également un moyen fortuit de découvrir d’autres outils d’édition proposés par Google Documents. Notez le lien vers les raccourcis clavier dans le menu.

4. Utiliser Google Keep avec Google Docs

Google Keep est un petit outil astucieux pour prendre des notes rapides à la volée. L'un des meilleurs trucs de Google Keep: 10 façons créatives d'utiliser Google Keep Every Day 10 façons créatives d'utiliser Google Keep Every Day Google Keep est une application simple de prise de notes. Mais sa simplicité cache son utilité. Voici dix astuces et idées d'utilisation de Google Keep pour les petites choses de la vie quotidienne. En savoir plus, utilisez Google Keep pour saisir du texte sur une photo et le transformer en texte numérique. Mais saviez-vous qu’un simple clic vous permet de créer un document Google Doc à partir d’une note Google Keep?

Grâce à cette exportation, vous pouvez développer, modifier et peaufiner vos idées sur Google Docs. Pour les étudiants et les écrivains, cette transparence est une fonctionnalité qui permet de gagner beaucoup de temps.

5. Visualisez les mots que vous utilisez le plus avec un nuage de mots

Un nuage de mots est un outil intéressant pour visualiser des informations. Les écrivains, les étudiants et les universitaires peuvent utiliser un nuage de mots ou un nuage de tags pour accéder rapidement au thème d'un document. Les nuages ​​de mots nous aident également à voir les mots que nous utilisons (ou abusons) plus souvent.

Dans Google Documents, utilisez Tag Cloud Generator pour tout document de 50 mots ou plus. L'add-on gratuit de Google Drive peut être localisé et installé à partir de Add-ons (menu)> Obtenir des add-ons…

Accédez au module complémentaire à partir du menu. Le nuage de tags est affiché sur un petit panneau à droite. Si vous continuez à écrire, utilisez le bouton bleu Refresh Cloud pour générer à nouveau le nuage de tags.

Vous pouvez télécharger le mot nuage sous forme d'image. Le générateur de nuages ​​fonctionne également avec Spreadsheets.

6. Rechercher et insérer en un clic

Avec l'outil Explorer, vous n'avez pas besoin de quitter le document sur lequel vous travaillez pour rechercher des informations. Ouvrir une recherche dans un autre onglet du navigateur est une perte de temps en soi.

Allez dans Outils> Explorer .

L'outil intégré d'exploration qui vous permet de rechercher, d'insérer et de citer des informations supplémentaires dans le document Google Doc ou Google Slide sur lequel vous travaillez. Vous pouvez ajouter et citer des citations en un clic. Saisissez l'objet d'un devis ou sélectionnez un mot dans le document.

Les formats de citation suivis sont MLA, APA et Chicago . Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessus, l'insertion de citations avec la citation appropriée ne constitue qu'une partie.

Cet outil peut également être utilisé pour citer diverses données, notamment des statistiques dans des tableaux . L'utilisation des options de recherche est explicite: si certaines données sont enfouies dans votre Google Drive, utilisez le filtre Lecteurs pour rechercher les informations ou le filtre de recherche d'images pour les bonnes illustrations.

7. Appliquer le formatage à plusieurs sélections de texte

L'outil Format de peinture de Google Documents vous aide à répliquer un format spécifique vers une autre partie du contenu. Sélectionnez et formatez n'importe quel texte. Cliquez sur l' icône du rouleau de peinture dans votre barre d'outils, puis sélectionnez le texte auquel vous souhaitez appliquer le formatage. Le format d'origine est "copié" dans ce deuxième texte.

Mais que se passe-t-il si vous souhaitez formater du texte situé à plusieurs endroits dans votre document?

Simple: double-cliquez sur l'icône du rouleau de peinture au lieu du clic simple. Mettez en surbrillance plusieurs sélections de texte et copiez le même formatage pour chaque sélection.

8. Images libres de droit de Grab

Google Documents comprend Google Recherche d'images pour vous aider à trouver et à insérer rapidement des photos dans vos documents. Le processus est simple et intuitif.

Sélectionnez Insertion> Image ou cliquez sur le bouton Image dans la barre d'outils Docs.

Choisissez-en une parmi les options de téléchargement suivantes:

• Télécharger d'un ordinateur
• Rechercher sur le Web
• Conduire
• Photos
• Par URL
• Caméra

Lorsque vous sélectionnez Rechercher sur le Web, sur le lecteur ou sur les photos, un tiroir du côté droit de votre écran s’ouvrira. Vous pouvez également faire glisser des images directement du tiroir dans votre document.

Google spécifie que les images sont disponibles pour un usage personnel ou commercial uniquement dans Google Drive et doivent être utilisées conformément aux règles de leur programme.

Aussi: toute image insérée à partir du Web est enregistrée dans votre document. Même si le fichier source d'origine est supprimé du Web, votre document ne comportera pas d'espace réservé vierge.

9. attirer l'attention de quelqu'un dans un commentaire

Les Google Docs collaboratifs sont alimentés par des commentaires. Google Documents dispose d'un moyen rapide de marquer les personnes individuellement afin qu'elles soient informées de tous les commentaires que vous faites sur un document. Sélectionnez le point dans le document pour le commentaire. Choisissez Insertion> Commentaire . Dans la zone de commentaire, tapez un signe @ ou +, puis commencez à saisir le nom de la personne que vous souhaitez notifier.

Google Docs sélectionne automatiquement le nom dans votre liste de contacts Gmail et l'informe par courrier électronique. Si la personne n'a pas d'accès direct au document, vous devrez définir le niveau d'autorisation pour l'utilisateur.

10. Utiliser les raccourcis d'équation mathématique

Google Docs apporte un éditeur d'équation très pratique. Allez dans Insertion> Équation . Vous pouvez non seulement créer facilement des équations avec les symboles, les opérateurs, les variables et les flèches fournies, mais également y collaborer avec les membres de votre équipe. Google Documents utilise la syntaxe LaTeX.

La barre des tâches d'équation facilite l'insertion de symboles et d'opérations mathématiques.

Pour démarrer une équation, sélectionnez Nouvelle équation . Cela crée un espace réservé dans votre doc. Choisissez les symboles que vous souhaitez utiliser en survolant ceux-ci, puis en sélectionnant ceux qui sont nécessaires.

Conseil: Pour accélérer le processus, vous pouvez également utiliser les raccourcis d’équations d’automatisation .

Par exemple, si vous tapez «\ alpha» dans une équation suivie d'un espace ou d'une parenthèse, Google Documents convertira votre saisie en alpha. Vous pouvez facilement ajouter des exposants et des indices en appuyant sur les touches «^» et «_», respectivement. Entrez “\ frac” pour les fractions.

Le support Google dispose de la liste complète des raccourcis d’équation.

Ne pas oublier les raccourcis clavier Google Docs

Les raccourcis clavier de Google Documents peuvent vous faire gagner beaucoup de temps: appuyez sur les touches Ctrl + / (barre oblique) de votre clavier pour afficher la liste impressionnante que Google Drive a alignée pour une gestion plus rapide des documents.

De nombreux raccourcis de navigation Gmail et ceux de Drive sont similaires. Google Drive vous permet également de créer vos propres raccourcis.

Allez dans Outils> Préférences> Substitution automatique .

Vous pouvez utiliser les champs pour insérer automatiquement des mots, des adresses électroniques, des abréviations et même des mots fréquemment mal orthographiés et régulièrement orthographiés, ainsi que leur version correcte.

Il est également intéressant de sélectionner Détecter automatiquement les liens et Détecter automatiquement les listes dans la boîte de dialogue Préférences.

Faites avancer les choses avec Google Docs

Vous pouvez faire valoir que le dernier conseil en matière de vitesse consiste à utiliser les modèles de Google Drive. Lorsque vous plongez dans les profondeurs, chaque petite fonctionnalité peut vous aider à créer des documents de qualité professionnelle avec Google Docs. Le guide Google Documents dont vous avez besoin pour tous vos documents professionnels. Le guide Google Docs dont vous avez besoin pour tous vos documents commerciaux. Si vous n'avez jamais envisagé d'utiliser Google Docs pour les documents professionnels, ce guide rapide vous fera changer d’avis. Apprenez tout ce que vous devez savoir. Lire la suite . Le bon conseil de vitesse vous aide à le faire beaucoup plus rapidement.

En savoir plus sur: Google Documents, Google Drive, Raccourcis clavier.