Comment envoyer automatiquement des factures mensuelles à partir de Google Sheets
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Si vous travaillez à domicile ou si vous gérez votre propre entreprise, il n’est pas toujours facile d’oublier d’envoyer vos factures à temps.
Dans cet article, vous verrez comment écrire un script Google (très simple, ne vous inquiétez pas).
Nous allons également vous montrer comment faire la même chose avec une macro. Une macro peut bien emballer votre facture et l’envoyer par courrier électronique à l’adresse de votre choix.
Étape 1: Préparez votre facture mensuelle
Si vous ne suivez pas actuellement vos factures avec Google Sheets, vous devriez le faire. Même si vous n'avez jamais rien programmé de votre vie Les 10 meilleurs projets pour débutants pour les nouveaux programmeurs Les 10 meilleurs projets pour débutants pour les nouveaux programmeurs Vous voulez apprendre la programmation mais vous ne savez pas par où commencer? Ces projets et tutoriels de programmation pour débutants vous permettront de démarrer. Lire la suite .
Google Sheets est stocké sur le cloud, où vous avez également le pouvoir des scripts Google. 3 moyens sûrs d'accroître votre productivité avec Google Scripts 3 moyens sûrs d'accroître votre productivité avec Google Scripts Il est possible d'effectuer toutes sortes d'automatisations vraiment cool avec Google Scripts, et vous n'avez même pas à les créer à partir de zéro. Augmentez considérablement votre productivité. Lire plus au bout de vos doigts. Pour cette raison, Google Sheets est beaucoup plus «compatible Internet» qu'Excel.
Le format de votre facture n’importe pas vraiment pour que cette solution fonctionne. Prenons quelques choses à organiser avant de vous attaquer à votre script Google.
Ce n'est pas compliqué. Tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que la feuille de votre mois en cours porte toujours le même nom. Dans mon cas, je l'appelle «facture».
Le 1er du mois, la facture est automatiquement envoyée. Puis quelque temps plus tard au cours de la première semaine, je l’ai renommé en ce mois et cette année.
Recréez ensuite la feuille «Facture» et recommencez la journalisation pour le mois en cours.
Étape 2: créer le script Google
Pour accéder à l'éditeur de script Google à partir de Google Sheets, il suffit de cliquer sur Outils dans le menu. Puis cliquez sur Éditeur de script .
Il est judicieux de renommer le nom du projet en quelque chose dont vous vous souviendrez plus tard si vous avez besoin de revenir en arrière dans vos scripts et de le modifier.
Ensuite, collez le script suivant.
function myFunction() { var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var filename = "Current Month " + ss.getName(); var SendBook = ss.copy(filename); var ToUser = " " MailApp.sendEmail({ to: ToUser, subject: 'Here is my invoice for last month!', body: 'Hi! I have attached my invoice for this month. Thanks for the work, really appreciate it! -Ryan', attachments: [SendBook.getBlob().setName(filename)] }); } Nous avons couvert la fonction sendEmail Comment envoyer des courriers électroniques dans une feuille Google avec Google Scripts Comment envoyer des courriels dans une feuille Google avec Google Scripts Découvrez comment utiliser les scripts Google pour automatiser des outils de productivité Google tels que Feuilles et Docs et vous faire gagner du temps . Lisez plus dans le passé si cela vous intéresse.
Editez les bonnes parties de ce script pour qu’il soit envoyé à la bonne adresse email. Assurez-vous qu'il utilise également le bon nom de la personne à laquelle vous l'envoyez.
Pour vérifier que votre script fonctionne, remplissez le texte «ToUser» avec votre propre adresse électronique.
Cliquez sur l'icône Enregistrer le disque dans le menu pour enregistrer le script. Cliquez ensuite sur l’icône Lecture (qui ressemble à une flèche droite).
Il vous sera demandé de confirmer l'autorisation du script pour accéder à vos autres données Google (telles que Gmail et Sheets).
Vous pourriez être averti que le script est dangereux. C'est uniquement parce que vous écrivez un script personnalisé que Google n'a pas révisé ni autorisé pour une utilisation plus large.
Vous pouvez ignorer cet avertissement puisque vous avez créé le script et que vous savez qu'il est sécurisé.
Si cela fonctionne correctement, vous devriez avoir reçu un email qui ressemble à ceci:
Comme vous pouvez le constater, la feuille de calcul est jointe au courrier électronique au format PDF. Il est donc très facile pour le destinataire de l’ouvrir et de l’afficher même s’il n’utilise pas Google Sheets.
Nous devons maintenant automatiser cela pour qu'il fonctionne le 1er de chaque mois.
Étape 3: automatisez votre script de facturation
Pour automatiser votre script, vous devez créer ce qu’on appelle un «déclencheur».
Revenez à votre script Google, cliquez sur Modifier dans le menu, puis choisissez les déclencheurs du projet actuel .
Puisque vous n'avez pas encore créé de déclencheur pour ce projet, ce sera vide.
Vous verrez un lien bleu indiquant «Aucune configuration de déclencheurs». Cliquez dessus.
Choisissez Evénements en fonction du temps, réglez le minuteur sur Mois et laissez le nombre à 1.
Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, Google Scripts enverra le format PDF de votre facture, par courrier électronique, le 1er de chaque mois.
C'est tout ce qu'on peut en dire!
L'important est simplement de vous assurer que votre facture est bien mise à jour au cours du mois. Assurez-vous qu'il est terminé et prêt à partir le premier jour du mois prochain.
Étape 4: Créer une macro
Il existe une autre approche non programmable que vous pouvez utiliser pour réaliser la même chose que le script ci-dessus: Google Sheets inclut désormais une fonctionnalité de macros Comment automatiser des tâches répétitives dans Google Sheets avec des macros Comment automatiser des tâches répétitives dans Google Sheets avec des macros disponible pour les utilisateurs de Google Sheets. Vous n'avez besoin d'aucun savoir-faire en matière de codage pour automatiser des tâches répétitives dans des documents et des feuilles de calcul. Lire la suite . Les macros vous permettent d’enregistrer une série d’actions pour accomplir une tâche. Dans ce cas, vous devez d'abord créer la macro, puis la déclencher de la même manière que vous avez déclenché votre script Google.
Tout d’abord, dans votre feuille de facturation, accédez à Outils> Macros, puis sélectionnez Enregistrer une macro .
Ensuite, suivez simplement les étapes normales d’envoi de la feuille à une personne au format PDF.
Allez dans Fichier, puis cliquez sur Email en pièce jointe .
Ensuite, remplissez tous les champs du formulaire afin que le sujet et le corps aient une apparence naturelle.
Puis cliquez sur Envoyer .
Dans la fenêtre «Enregistrement d'une nouvelle macro», cliquez sur Enregistrer . Ceci termine le processus d'enregistrement de macro. Nommez la macro, puis cliquez à nouveau sur Enregistrer .
Vous devriez avoir vu votre email de test arriver avec le PDF en pièce jointe.
Étape 5: Automatiser la macro
Il est maintenant temps d'automatiser la macro. Vous pouvez déclencher des macros de la même manière que Google Scripts.
Retournez dans Outils et éditeur de script . Cliquez sur le code macros.gs.
Notez le nom de la fonction macro. Dans l'exemple ci-dessus, le nom de la fonction macro est myFunction1 .
Maintenant, allez dans Edit, et les déclencheurs du projet actuel .
Cette fois, dans la liste déroulante des fonctions, vous verrez la fonction macro dans la liste. Sélectionnez le.
Ensuite, configurez simplement le reste du déclencheur comme vous l’avez fait plus haut pour le déclencheur Google Script.
Définissez les événements sur Time-driven . Choisissez le minuteur. Laissez le nombre à 1.
Votre macro enregistrée s’exécutera tous les mois.
Il enverra la feuille de facture au format PDF aux adresses électroniques que vous avez définies lors de l'enregistrement de la macro.
Les feuilles de Google automatisées permettent de gagner du temps
La fonctionnalité de déclenchement dans Google Sheets est vraiment le pouvoir derrière cette automatisation. Il vous permet d'automatiser toutes les tâches banales que vous effectuez fréquemment, de sorte que vous puissiez vous concentrer sur des tâches plus importantes.
Si vous commencez tout juste à utiliser Google Scripts et que vous souhaitez en savoir plus, nous avons couvert d'autres exemples utiles de Google Scripts 4: des scripts Google qui rendent Google Sheets beaucoup plus puissant. 4 Scripts Google qui rendent de Google feuilles beaucoup plus puissants. Google Sheets est excellent, mais il peut être encore plus puissant si vous utilisez Google Scripts pour améliorer ses capacités. Lisez plus, vous pouvez essayer maintenant.
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