5 façons de gérer des réunions efficacement et d'arrêter de perdre du temps
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Tout le monde déteste les réunions, mais tout le monde sait qu'elles sont essentielles en même temps. Alors, comment rendre les réunions plus efficaces au lieu d’une grande perte de temps? Ces sites et applications peuvent vous aider.
Les outils de cet article conviennent mieux aux réunions en personne. Bien que vous puissiez également les utiliser pour des équipes distantes, vous avez intérêt à utiliser les meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe. Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre Équipe Les petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données, la communication et plus encore de votre équipe. Gratuitement. Lire la suite . De la vidéoconférence à la gestion de projet, il y en a pour tous les goûts dans cette liste.
Meet Luce (Web): Trouver quand vous pouvez vous rencontrer, aucune inscription nécessaire
C'est ennuyant de s'inscrire à un nouveau service pour chaque petite tâche. Lettuce Meet est une application Web simple permettant de déterminer la date et l'heure qui conviennent le mieux à tout le monde, en demandant les préférences de chacun.
C'est terriblement simple. Commencez la réunion souhaitée avec son nom et son objectif, puis ajoutez les dates auxquelles vous pouvez vous réunir et choisissez des créneaux horaires chaque jour où vous êtes libre. Envoyez l'URL unique Lettuce Meet à toute autre personne, qui peut ajouter sa propre disponibilité de la même manière. Tous les créneaux libres des participants (indiqués en vert) se chevauchent, vous indiquant les meilleurs moments pour vous rencontrer.
Lettuce Meet est l'un de ces outils de collaboration simples sans inscription 10+ outils de collaboration sans inscription utilisables en 10 secondes 10+ outils de collaboration sans inscription utilisables en 10 secondes Collaborer en ligne peut vous faire économiser du temps et de l'argent à votre équipe . Collaborer rapidement peut vous faire économiser un peu plus. Ces outils sont prêts à l'emploi quand vous l'êtes. Aucune inscription requise. Lisez plus qui vous aide à faire les choses sans sauter à travers des cerceaux. Dans votre propre entreprise, il est plus facile d’utiliser Google Agenda ou Microsoft Outlook. Mais lorsqu'il s'agit d'une réunion avec des personnes externes, telles que des clients ou des clients, un outil simple comme Lettuce Meet constitue un chemin plus neutre.
Liste de contrôle des réunions d'équipe (Web): liste de contrôle pour organiser des réunions efficaces
Avez-vous souvent à supporter des réunions longues et inutiles? Cela se produit généralement parce que la personne qui dirige la réunion ne s’est pas suffisamment préparée. Cette liste de contrôle de la réunion d’équipe veillera au bon déroulement de la réunion pour le responsable et les participants.
La liste de contrôle est divisée en tâches pour avant, pendant et après une réunion. La partie «Pendant» est pleine de petites choses auxquelles il faut prêter attention, car ce sont les choses qui dérangent souvent les réunions. Par exemple, «un sujet sera discuté à la fois» et «chaque point de l’ordre du jour sera traité à haute voix» semble banal, mais ils contribueront grandement à assurer le succès de la réunion.
Vous pouvez imprimer la liste de contrôle complète à emporter avec vous pour la réunion. La liste de contrôle de la réunion d'équipe vous encourage à cliquer sur tous les boutons de la liste et à l'envoyer par courrier électronique à tous les participants, car la déclaration de vos objectifs à voix haute crée un peu de pression sociale pour vous aider à accomplir. C'est comme avoir un groupe de cerveaux pour atteindre des objectifs. Comment un groupe de cerveaux peut vous aider à atteindre plus d'objectifs. Comment un groupe de cerveaux peut vous aider à atteindre plus d'objectifs. mais qu'est-ce qu'ils fonctionnent exactement et comment pourriez-vous créer votre propre groupe? Lire la suite .
Modèles de programme de réunion de Smartsheet (Doc): Modèles gratuits pour définir des ordres du jour
Chaque réunion nécessite un ordre du jour fixe. Si vous ne l'avez pas en place, vous vous dirigez vers une discussion sinueuse où rien ne se fait et où chacun perd son temps. Pour apprendre à définir l'ordre du jour de la réunion, utilisez ces modèles gratuits comme guides.
La liste de modèles gratuits de Smartsheet couvre un large éventail de scénarios de réunion: réunion informelle, réunion professionnelle, réunion du conseil d'administration, réunion d'équipe, réunion simple, réunion hebdomadaire, etc. Vous pouvez utiliser ces modèles dans Microsoft Word, Google Docs ou tout autre traitement de texte qui prend en charge le format de fichier DocX.
Bien que les modèles constituent un bon pilier pour la définition de l'ordre du jour, veillez également à lire les conseils de Harvard Business Review sur la manière de concevoir un ordre du jour de réunion. Il contient quelques astuces, telles que lister les sujets sous la forme de questions auxquelles l'équipe doit répondre, au lieu de titres génériques et évolutifs.
Enfin, si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin dans les modèles d’agenda ci-dessus, consultez notre liste de 15 autres modèles d’agenda de réunion pour Word 15 modèles d’agenda de réunion gratuits pour Microsoft Word 15 modèles d’agenda de réunion gratuits pour Microsoft Word. pour Microsoft Word peut vous permettre de bien commencer tout type de réunion. Lire la suite .
AgreeDo (Web): rédiger des procès-verbaux, les partager et attribuer des tâches
Une personne par réunion devrait être chargée de rédiger un procès-verbal. Le «compte rendu de la réunion» est fondamentalement une liste de tout ce qui est remarquable qui s'est passé. Cela peut être des tâches, des informations, des discussions de sujet ou plus. AgreeDo vous aide à vous séparer facilement et gratuitement.
Il est facile de créer un compte, d'organiser une réunion et d'inviter des participants. Chaque élément peut être marqué comme l'un des quatre types suivants: informations, décision, tâche ou sujet. Ainsi, il est plus facile pour une personne qui prend quelques minutes d’écrire rapidement les choses et de les transformer par la suite dans la bonne catégorie.
Les tâches peuvent être attribuées aux participants en ajoutant leur courrier électronique. Vous pouvez également lui donner une date limite. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe à chaque réunion. Les participants peuvent également ajouter des commentaires au procès-verbal.
La version gratuite d’AccordDo vous limite à quatre réunions par mois, à trois participants et à une pièce jointe par réunion. La version premium peut augmenter ces limites selon vos besoins.
Il est bon de conclure chaque réunion en relisant ses procès-verbaux et en s'assurant que tout le monde est d'accord avec eux. Si AgreeDo n’est pas votre tasse de thé, vous pouvez utiliser des modèles de procès-verbaux de réunion. Les 12 meilleurs modèles de procès-verbaux de réunion pour les professionnels. Les 12 meilleurs modèles de procès-verbaux de réunion pour les professionnels. Le format du procès-verbal de réunion décrit l’essentiel. Utilisez l'un de ces modèles de compte rendu de réunion pour appliquer rapidement le format MOM. En savoir plus pour Microsoft Word ou Google Docs.
Il ne suffit pas de se lever (eBook): Guide gratuit pour les réunions quotidiennes du matin
L'application de gestion de projet Qlutter vise à rendre le travail efficace. Ils ont mis en place un ebook gratuit qui enseigne à leurs propres pratiques comment organiser une réunion matinale efficace et effective.
À travers huit chapitres, le livre électronique traite des avantages des réunions du matin, de la manière de convaincre votre équipe et de la gestion de la réunion. C'est un petit livre de 44 pages, mais à la fin, vous vous sentirez mieux équipé pour organiser des réunions quotidiennes sous la forme de réunions de stand-up ou de mêlée.
Si vous voulez le livre, vous devrez vous inscrire à la newsletter Qlutter, après quoi vous pourrez le télécharger au format PDF, Mobi ou Epub. Il est plus facile de l'envoyer directement sur votre Kindle.
Télécharger: Il ne suffit pas de rester debout (eBook) [N'est plus disponible]
Que faire lorsque vous ne dirigez pas la réunion
Vous disposez maintenant d'outils simples pour configurer la réunion, créer une liste de contrôle pour la garder sur la bonne voie, définir un ordre du jour et prendre quelques minutes. Vous savez même comment organiser efficacement une réunion quotidienne. Mais tout cela est inutile si vous ne dirigez pas la réunion.
Au cas où la réunion aurait été convoquée par votre supérieur hiérarchique et que ceux-ci ont tendance à laisser les réunions vagabonder sans but, vous devez faire quelque chose. Commencez par envoyer cet article sur les huit règles qu'un patron devrait connaître pour des réunions efficaces. Vous êtes en marge de Réunions inefficaces? Envoyez ces 8 règles à votre patron Vous en avez marre des réunions inefficaces? Envoyez ces 8 règles à votre patron Si une réunion est bien organisée, il n’ya aucune raison pour qu’elle ne puisse pas améliorer la productivité, la motivation et le moral. Voici quelques règles à suivre pour des réunions efficaces. Lire la suite . Faites-le poliment cependant ou envoyez-le anonymement.
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