3 scripts Google Docs impressionnants pour automatiser vos documents
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Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez utiliser Google Docs dans le cloud plutôt que des applications de traitement de texte basées sur des applications telles que Microsoft Word. L'un des plus importants est que vous puissiez créer des automatisations très utiles à l'aide de puissants scripts Google.
Voici trois scripts qui vous permettent de créer un document à partir des invites des utilisateurs, d'importer Google Analytics dans un rapport Google Doc et de créer un document à partir d'un fichier Google Sheet.
1. Utiliser les invites pour créer un document
Si vous envoyez souvent le même courrier électronique, un modèle de document automatisé peut réellement vous faire gagner du temps. Il peut s’agir d’un rapport mensuel des ventes à votre responsable ou de mises à jour hebdomadaires à vos collègues. Tout ce que vous écrivez souvent peut être automatisé avec un modèle de document et un script Google.
La première étape consiste à créer un modèle de document. Faire cela est aussi simple que créer un Google Doc. Pour les mots que vous souhaitez compléter, entourez-les de deux signes ##, comme dans l'exemple ci-dessous.
Dans ce document, vous pouvez créer un script Google à exécuter à l'ouverture du document. Votre script vous invitera à entrer chacun des éléments qui entrent dans le document.
Pour créer votre script, cliquez sur l'élément de menu Outils, puis sur Éditeur de script .
Dans la fenêtre de l'éditeur, supprimez le code présent et remplacez-le par le script suivant.
Ce script appelle des invites lorsque le document s'ouvre, crée un nouveau document avec le nom du vendeur et la date du jour dans le titre. Ensuite, il remplira les champs du modèle avec les informations que vous avez entrées.
function myFunction() { // Display a dialog box for each field you need information for. var ui = DocumentApp.getUi(); //var response = ui.prompt('Enter Name', 'Enter sales person's name', ui.ButtonSet.OK); var nameResponse = ui.prompt('Enter sales persons name'); var client1Response = ui.prompt('Enter client 1'); var sales1Response = ui.prompt('Enter sales 1'); var client2Response = ui.prompt('Enter client 2'); var sales2Response = ui.prompt('Enter sales 2'); var client3Response = ui.prompt('Enter client 3'); var sales3Response = ui.prompt('Enter sales 3'); var commissionResponse = ui.prompt('Enter commission'); var date = new Date(); //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName(nameResponse.getResponseText() + date + ' Sales Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); //Insert the entries into the document body.replaceText('##name##', nameResponse.getResponseText()); body.replaceText('##client1##', client1Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales1##', sales1Response.getResponseText()); body.replaceText('##client2##', client2Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales2##', sales2Response.getResponseText()); body.replaceText('##client3##', client3Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales3##', sales3Response.getResponseText()); body.replaceText('##commission##', commissionResponse.getResponseText()); } Remplacez le code d'ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du modèle de document.
Vous trouverez cela intégré dans l'URL lorsque vous modifiez le document modèle.
Dans la fenêtre de l'éditeur de scripts Google, cliquez sur l'icône du disque pour enregistrer le script.
Ensuite, cliquez sur l'icône d' exécution pour vérifier que cela fonctionne.
Lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devrez peut-être approuver les autorisations de votre compte Google pour exécuter le script.
De retour dans le modèle de document, les fenêtres d'invite s'affichent les unes après les autres. Remplissez les champs avec les données que vous voulez aller dans le document.
Lorsque vous avez terminé, le script crée un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les informations que vous avez entrées renseignées.
Enfin, il vous suffit de configurer le script pour qu'il s'exécute chaque fois que vous ouvrez le document modèle.
Dans la fenêtre de Google Script Editor, cliquez sur Edition> Déclencheurs du projet actuel .
Cliquez sur le bouton Ajouter un déclencheur dans le coin inférieur droit. Assurez-vous que Sélectionner le type d’événement est activé .
Faites défiler la liste et cliquez sur Enregistrer, et vous avez terminé.
2. Importer Google Analytics dans un rapport de document
Que vous possédiez un site Web ou travailliez pour quelqu'un qui en possède un, il est souvent nécessaire de mesurer le trafic et les performances du site Web. Contrôle du trafic Web avec ces 7 outils supérieurs Contrôle du trafic Web avec ces 7 principaux outils Vérifier le trafic de votre site Web n'est pas difficile les bons outils. Voici plusieurs des meilleurs sites d’analyse de trafic. Lisez Plus et fournissez-le dans un rapport formaté.
Vous pouvez utiliser la même approche de modèle que la section ci-dessus pour exporter les données de sites Web à partir de Google Analytics et les exporter dans un rapport Google Docs bien formaté.
Tout d’abord, créez un modèle de rapport comme vous l’avez fait dans la section précédente. Dans cet exemple, le modèle sera configuré pour fournir le nombre total d'utilisateurs, de sessions et de pages vues pour la semaine écoulée.
Ensuite, accédez à Google Docs Script Editor en suivant les mêmes étapes que dans la section précédente.
Activez l'accès aux données Google Analytics en suivant les étapes ci-dessous.
- Dans la fenêtre de l'éditeur de script, sélectionnez Ressources, puis Services Google avancés.
- Cliquez sur on / off à côté de Google Analytics API
- Sous la boîte de dialogue, cliquez sur le lien Tableau de bord de l'API Google Cloud Platform.
- Dans la fenêtre Cloud Platform, cliquez sur Activer les API et les services.
- Recherchez Analytics, puis cliquez sur Analytics API.
- Cliquez sur le bouton Activer pour activer cette API pour votre script.
- Revenez à la fenêtre de l'éditeur de script et cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Services Google avancés.
Maintenant que vous avez activé l'intégration avec l'API Google Analytics, vous êtes prêt à créer votre rapport automatiquement.
Collez le code suivant dans la fenêtre de code de l'éditeur de script.
function myFunction() { var tableId = 'ga:'; var startDate = getLastNdays(7); // 1 week ago. var endDate = getLastNdays(0); var date = new Date(); var results = Analytics.Data.Ga.get( tableId, startDate, endDate, 'ga:users, ga:sessions, ga:pageviews', {'dimensions': 'ga:date'}); var data = []; var totals = results.totalsForAllResults; for (metricName in totals) { data.push(totals[metricName]); } var users = data[0] var sessions = data[1] var pageviews = data[2] // Output to Google Doc. //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName(date + ' Website Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); //Insert the entries into the document body.replaceText('##startdate##', startDate); body.replaceText('##enddate##', endDate); body.replaceText('##users##', users); body.replaceText('##sessions##', sessions); body.replaceText('##pageviews##', pageviews); } function getLastNdays(nDaysAgo) { var today = new Date(); var before = new Date(); before.setDate(today.getDate() - nDaysAgo); return Utilities.formatDate(before, 'GMT', 'yyyy-MM-dd'); } Remplacez le code d'ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du modèle de document. Remplacez également l'ID Analytics par l'ID affiché pour votre site Web dans Google Analytics.
Dans la fenêtre de l'éditeur de scripts Google, cliquez sur l'icône du disque pour enregistrer le script.
Cliquez sur l'icône d' exécution pour vérifier que cela fonctionne.
Lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devez approuver les autorisations de votre compte Google pour exécuter le script.
L'exécution du script crée un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les informations de performances du site Web de la dernière semaine renseignées.
Enfin, il vous suffit de configurer le script pour qu'il s'exécute chaque semaine.
Dans la fenêtre de Google Script Editor, cliquez sur les déclencheurs du projet en cours et du projet en cours .
Cliquez sur le bouton Ajouter un déclencheur dans le coin inférieur droit. Définissez Sélectionner la source d’événement sur Indépendante. Modifier Sélectionnez le type de déclencheur basé sur le temps sur Minuteur hebdomadaire .
Faites défiler la liste et cliquez sur Enregistrer . Votre script sera exécuté chaque semaine et créera un nouveau rapport hebdomadaire.
3. Créer un document à partir d'une feuille Google
Il est parfois nécessaire de transférer des informations d'une feuille de calcul dans un document, pour des tâches telles que le développement de rapports ou la journalisation d'informations.
Si cela vous arrive souvent, vous pouvez gagner du temps en intégrant Google Sheets à Google Docs. Pour ce script, vous allez utiliser Google Scripts Editor dans Google Sheets, car c'est de là que proviendront les données.
Tout d'abord, vous allez créer votre modèle de document de vente, comme vous l'avez fait dans la première section de cet article, en incorporant des variables entourées du symbole ## .
Les données de ces rapports proviendront de votre feuille de calcul Google Sheets, qui peut ressembler à cet exemple.
Pour créer votre script dans Google Sheets, cliquez sur le menu Outils, puis sur l’ éditeur de script .
Collez le script suivant dans la fenêtre de script de l'éditeur.
function myFunction() { var date = new Date(); // Opens SS by its ID var ss = SpreadsheetApp.openById(""); var sheet = ss.getSheetByName('Sam'); // or whatever is the name of the sheet //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName('Sam ' + date + ' Sales Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); var range = sheet.getRange("A2:B4"); body.replaceText('##name##', 'Sam'); for (var i=1; i<4; i++) { cell = range.getCell(i, 1); client = cell.getValue(); body.replaceText('##client' + i + '##', client); cell = range.getCell(i, 2); sales = cell.getValue(); body.replaceText('##sales' + i + '##', sales); } } Remplacez l'ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du modèle de document. Remplacez également l'ID Google Sheet par l'ID de vos données Google Sheet.
Dans la fenêtre de l'éditeur de scripts Google, cliquez sur l'icône du disque pour enregistrer le script.
Cliquez sur l'icône d' exécution pour vérifier que cela fonctionne.
N'oubliez pas que lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devez approuver les autorisations lui permettant d'accéder à votre compte Google.
Lorsque vous exécutez le script, il crée un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les données de vente de la feuille de calcul.
Il est également possible de parcourir les onglets de la feuille et de créer un nouveau document de résultat de vente pour chaque vendeur de votre équipe.
Pourquoi ne pas jouer avec le script ci-dessus et voir si vous pouvez le retirer?
Utilisation de Google Scripts et Google Docs
Google Docs semble être un simple traitement de texte, mais comme vous pouvez le constater lorsque vous intégrez Google Analytics, il multiplie les fonctionnalités de cette application cloud.
Les modèles dans Google Docs sont une partie essentielle de tout ce qui fonctionne. Vous seriez surpris de voir à quel point utiliser des modèles dans Google Docs 24 Des modèles Google Docs qui vous simplifieront la vie 24 Des modèles Google Docs qui vous simplifieront la vie Ces modèles Google Docs qui vous feront gagner du temps vous aideront à terminer vos documents au lieu de vous battre. mets les ensemble. Lire plus peut rendre tout ce que vous faites beaucoup plus efficace. Essayez-les et ajoutez-y vos créations d'automatisations Google Script créatives.
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