Comment utiliser des formules et des fonctions dans les nombres sur Mac
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Utilisez-vous Numbers sur votre Mac pour suivre, consigner, manipuler et analyser des données? Que vous le sachiez ou non, l'application propose des outils intégrés pour vous aider à mieux gérer vos données.
Vous pouvez ranger la calculatrice et cesser de passer des heures à faire les choses manuellement. Nous sommes ici pour vous montrer comment utiliser les formules et les fonctions de Numbers pour rendre vos données plus faciles à utiliser.
Utilisation de l'éditeur de formules
Avant de vous lancer dans l'insertion de formules et de fonctions dans Numbers, il est important de vous familiariser avec l'éditeur de formules.
Pour ce faire facilement, cliquez sur une cellule dans laquelle vous souhaitez ajouter une formule ou une fonction et tapez le signe égal . C'est tout ce qu'il faut pour ouvrir l'éditeur. Vous pouvez également cliquer sur Insérer > Nouvelle formule dans la barre d'outils, ce qui ouvrira également le navigateur de fonctions (dont nous parlerons plus tard).
Vous pouvez déplacer l'éditeur de formule en faisant glisser le côté gauche et le redimensionner en faisant glisser l'un des bords à l'aide de la flèche double face.
Vous pouvez cliquer sur une cellule ou faire glisser une plage de cellules que vous souhaitez dans votre formule et elles apparaîtront dans l'éditeur. Vous pouvez également utiliser des opérateurs arithmétiques pour ajouter, soustraire, multiplier et diviser. Et bien sûr, vous pouvez taper des nombres avec ou sans décimales.
Vous cochez la case en vert lorsque vous avez terminé avec l'éditeur et que vous souhaitez appliquer votre formule. Et si vous changez d'avis, cliquez sur le X en rouge pour le fermer sans enregistrer les modifications.
Formules rapides et faciles
Numbers propose des formules de base que vous pouvez utiliser sans avoir à les saisir manuellement.
Sélectionnez une cellule dans laquelle vous souhaitez utiliser une formule. Cliquez sur le bouton Insérer dans la barre d’outils et choisissez parmi somme, moyenne, minimum, maximum, nombre ou produit.
Les chiffres permettent de deviner, en fonction des données de votre feuille, les cellules à utiliser et de les surligner pour vous. Et assez souvent, Numbers a raison, mais pas toujours. Si les cellules que vous voyez en surbrillance sont correctes, appuyez sur la touche Retour pour appliquer la formule.
Si les cellules en surbrillance ne sont pas celles que vous souhaitez utiliser, cliquez sur la cellule contenant la formule pour ouvrir l'éditeur de formule. Ensuite, sélectionnez les bonnes cellules pour les afficher dans l'éditeur. Pour finaliser la formule, cliquez sur la coche pour l'appliquer.
Formules et fonctions plus utiles
Si les formules ou fonctions de base que nous avons mentionnées jusqu'à présent ne suffisent tout simplement pas à vos objectifs, nous avons d'autres moyens utiles de travailler avec vos données.
Comparer les valeurs
Vous pouvez utiliser des opérateurs de comparaison pour voir si les valeurs dans les cellules sont égales, supérieures à, inférieures ou non égales. Les résultats de la formule s'afficheront sous la forme Vrai ou Faux. Ceci est utile si vous souhaitez comparer les ventes, les revenus ou les dépenses sur des mois ou des années.
Pour notre exemple, nous voulons voir si nos ventes de janvier de cette année sont supérieures ou égales à celles de l’année précédente.
- Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez afficher la formule et ouvrez l'éditeur de formule.
- Cliquez sur la première cellule de la formule.
- Tapez l'opérateur de comparaison. Pour supérieur ou égal à, entrez <=.
- Cliquez sur la deuxième cellule pour la formule.
- Cliquez sur la coche ou appuyez sur la touche Retour .
Vous pouvez voir dans notre exemple que nos ventes pour ce mois de janvier sont en fait supérieures ou égales à celles de l'année dernière, avec le résultat «True» dans la cellule de la formule.
Fractionner le texte
Vous pouvez diviser des chaînes de texte si vous avez plus d'informations que nécessaire ou si vous souhaitez extraire des données spécifiques à l'aide des fonctions Droite et Gauche. Ceci est utile pour extraire les indicatifs régionaux des numéros de téléphone, les états des villes ou les codes postaux des chaînes d'adresses.
Pour cet exemple, nous avons un tableur dans lequel les données contiennent à la fois une abréviation d'état de ville et deux lettres pour un client, comme à Chicago, IL. Nous voulons extraire l'État de chaque personne dans un champ séparé.
- Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez afficher la formule et ouvrez l'éditeur de formule.
- Ouvrez le navigateur de fonctions en cliquant sur le bouton Format en haut à droite.
- Recherchez «Droite», sélectionnez-le dans la liste, puis cliquez sur Insérer une fonction .
- Dans l'éditeur de formules, cliquez sur «source-string», puis sur la cellule contenant les données.
- À droite dans l'éditeur, cliquez sur «longueur de chaîne» et tapez le nombre 2.
- Cliquez sur la coche pour appliquer la formule.
Cette formule extrait deux caractères (étape 5) du côté droit de la chaîne (étape 3). En appliquant cette formule à notre colonne, nous pouvons maintenant voir l’abréviation de l’état pour chaque client.
Supprimer les espaces supplémentaires
Si les données de votre feuille de calcul proviennent d'une base de données, elles ne seront peut-être pas toujours formatées comme vous en avez besoin. En utilisant notre exemple de feuille de calcul client ci-dessus, vous pouvez avoir le nom et le prénom d'un client avec trop d'espaces entre eux. Cela peut entraîner des problèmes pour les courriels automatisés ou même des fusions de courrier utilisant ces noms.
Avec la fonction de rognage en chiffres, nous pouvons supprimer automatiquement ces espaces en un seul coup.
- Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez utiliser la formule et ouvrez l’éditeur de formule et le navigateur de fonctions.
- Recherchez «Rogner», sélectionnez-le dans la liste, puis cliquez sur Insérer une fonction .
- Dans l'éditeur de formules, cliquez sur «source-string», puis sur la cellule contenant les données.
- Cliquez sur la coche pour appliquer la formule.
Nous avons maintenant une liste claire et précise de nos noms de clients sans espaces supplémentaires pour causer des ravages avec nos autres logiciels.
Concaténer des données
Peut-être que votre situation est l'inverse de celle ci-dessus. Vous pouvez avoir des données dans deux cellules différentes que vous souhaitez combiner en une seule. Vous pouvez le faire avec des chiffres et du texte à l’aide de la fonction Concaténation.
Supposons que les données que nous avons reçues comportent le prénom et le nom d'un client, divisés en deux cellules différentes. Notre logiciel de messagerie a besoin de ces noms pour être ensemble.
- Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez utiliser la formule et ouvrez l’éditeur de formule et le navigateur de fonctions.
- Recherchez «Concaténer», sélectionnez-le dans la liste, puis cliquez sur Insérer une fonction .
- Cliquez sur "chaîne" puis cliquez sur la cellule portant le prénom et insérez une virgule.
- Ajoutez des guillemets de début et de fin avec un espace au centre (”“) et insérez une virgule.
- Cliquez sur la cellule contenant le nom de famille.
- Cliquez sur la coche pour appliquer la formule.
Nous y voilà! Nous avons une colonne avec les noms et prénoms de nos clients ensemble au lieu de les répartir dans différentes cellules.
Convertir en texte brut
Une autre fonction de Numbers qui peut s'avérer très pratique, en particulier pour obtenir des données de différentes sources, est la fonction Plaintext. Vous pouvez avoir du texte et des chiffres dans votre feuille de calcul formatés en texte enrichi. Les instances peuvent inclure des liens cliquables et des noms en gras, en italique ou soulignés.
En utilisant la fonction Plaintext, vous pouvez réduire vos données en texte simple et clair.
- Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez utiliser la formule et ouvrez l’éditeur de formule et le navigateur de fonctions.
- Recherchez «Texte simple», sélectionnez-le dans la liste, puis cliquez sur Insérer une fonction .
- Cliquez sur «chaîne source», puis sur la cellule contenant les données.
- Cliquez sur la coche pour appliquer la formule.
Vous devriez alors voir vos données sans le texte riche, HTML ou autre formatage.
Copiez vos formules et fonctions
Avec les exemples que nous vous avons montrés ici, vous souhaiterez probablement appliquer la formule ou la fonction à plusieurs cellules. Ainsi, vous pouvez facilement faire glisser votre formule pour la copier dans des cellules adjacentes de rangées ou de colonnes, en fonction de la disposition de vos données.
Sélectionnez une cellule avec la formule que vous souhaitez copier. Lorsque vous voyez le point jaune sur la bordure de la cellule, cliquez dessus et faites-la glisser vers les cellules dans lesquelles vous souhaitez le copier et le relâcher.
Cette formule ou fonction ne doit pas seulement copier dans ces cellules mais s’appliquer immédiatement aux données correspondantes.
Des moyens plus simples d'analyser les données en chiffres
La manipulation et l'analyse des données dans vos feuilles de calcul Numbers peuvent être effectuées beaucoup plus facilement avec des formules et des fonctions. Pour gérer les numéros et le texte, essayez ces formules et explorez quelques-unes des autres fonctions intégrées proposées par Numbers. Vous ne savez jamais laquelle pourrait être d'une grande aide jusqu'à ce que vous la testiez.
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