10 astuces pour transformer Microsoft en un grave gestionnaire de tâches
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En juin 2015, Microsoft avait acheté la très chère application de tâches Wunderlist dans le cadre d'un contrat de 150 millions de dollars. Deux ans plus tard, en avril 2017, la nouvelle acquisition s'appuyait sur une nouvelle application: Microsoft To-Do .
Initialement, la tâche à faire Microsoft était à nu. Il manquait certaines fonctionnalités essentielles sur lesquelles les utilisateurs de Wunderlist s’appuyaient auparavant, notamment la collaboration et les pièces jointes.
Aujourd’hui, cependant, avance rapidement et la situation s’est améliorée de façon spectaculaire. Voici 10 astuces Microsoft à faire qui devraient vous convaincre de donner une seconde chance à l'application.
1. Collaboration et tâches partagées
Lorsque nous avons comparé Microsoft To-Do et Wunderlist pour la première fois après le lancement, plusieurs d’entre vous ont fait remarquer que la nouvelle application ne fonctionnait pas sans collaboration avec la liste des tâches.
Heureusement, la fonctionnalité est maintenant disponible. Vous ne pouvez pas partager des tâches individuelles avec d'autres utilisateurs, mais vous pouvez leur donner accès aux listes de tâches que vous avez créées. Si vous donnez accès à une autre personne, celle-ci pourra afficher et modifier le contenu de la liste.
Pour partager une liste de tâches avec un autre utilisateur depuis l'application de bureau, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom d'une liste de tâches à faire et sélectionnez Partager la liste . Sur le mobile, appuyez sur l'icône Ajouter un utilisateur dans le coin supérieur droit. Vous recevrez un lien que vous pourrez partager avec d'autres utilisateurs.
Appuyez sur Plus d'options pour limiter l'accès et gérer les membres.
2. Sous-tâches sur les tâches Microsoft
Les sous-tâches étaient une fonctionnalité essentielle de Wunderlist qui n’a pas été prise en compte lors de la première itération de Microsoft To-Do. Encore une fois, leur absence était frustrante pour de nombreux utilisateurs.
Suite à une mise à jour récente, l'application prend désormais en charge les sous-tâches. Appelées officiellement Étapes, elles vous permettent d'ajouter une série d'éléments à faire sous une tâche parent unique.
Vous pouvez utiliser Steps de plusieurs manières. Par exemple, ils sont utiles si vous souhaitez contrôler le flux de travail d'un groupe de personnes travaillant sur un projet, mais ils servent également de rappels pour que vous puissiez noter rapidement vos réflexions sur un sujet.
Le nombre de sous-tâches restantes est indiqué sous la tâche principale dans la liste des tâches.
3. Raccourcis clavier Microsoft To-Do
La liste des raccourcis de Microsoft To-Do est courte mais efficace. Toutes les actions les plus importantes de l'application sont prises en charge.
La liste complète des raccourcis sur Microsoft To-Do est la suivante:
- Ctrl + N: Ajouter une nouvelle tâche
- Ctrl + L: Créer une nouvelle liste
- Ctrl + T: Ajouter une tâche à ma journée
- Ctrl + D: terminer une tâche
- Ctrl + F: Recherche
- Ctrl + R: Synchroniser
- Ctrl + 1: ouvre la barre latérale
4. Intégration Microsoft To-Do avec Cortana
L'une des nouvelles fonctionnalités de Microsoft To-Do est son intégration à Cortana. Pour l'utiliser, vous devez habiter aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Inde ou en Australie. Un déploiement progressif est prévu au cours des prochains mois.
L’intégration vous permet d’utiliser Microsoft To-Do à partir de n’importe quel ordinateur équipé de Cortana, notamment Windows, Android, iOS et les appareils intelligents.
Lorsque vous utilisez Cortana avec Microsoft To-Do, vous avez la possibilité de créer vos listes de tâches et vos rappels directement sur l'application plutôt que dans Cortana. Cortana peut également lire vos tâches dans My Day et les autres listes que vous avez créées.
Pour utiliser Cortana avec l'application, vous devez configurer Microsoft To-Do en tant que service connecté . Pour ce faire, accédez à Cortana> Bloc-notes> Gérer les compétences> Services connectés sur un PC ou à Cortana> Paramètres> Services connectés . Sélectionnez Outlook ou Office 365 (selon que vous utilisez un compte personnel ou d'entreprise), puis cliquez sur le bouton Connecter .
5. Emails marqués dans Outlook
Si vous avez un compte professionnel ou professionnel avec Microsoft, Microsoft To-Do s'intègre aux courriers électroniques marqués sur l'application Windows Outlook ou sur le Web.
Connectez-vous à To-Do et Outlook avec le même compte et une fenêtre contextuelle vous demandant si vous souhaitez activer la fonctionnalité.
Une fois qu'il est opérationnel, tous les courriels que vous signalez apparaissent dans My Day en tant que tâche. Si vous souhaitez ajouter une importance supplémentaire à une tâche donnée, marquez l'indicateur de courrier électronique comme priorité élevée ; il apparaîtra dans l’application To-Do.
Attention cependant: Microsoft To-Do n'importera qu'un maximum de 10 emails marqués des deux semaines précédentes.
La fonctionnalité n'est pas encore disponible sur les appareils Android ou iOS, bien que la littérature de Microsoft suggère qu'elle est en préparation.
6. Gérer votre journée
Vous pouvez utiliser Microsoft To-Do de différentes façons, en fonction du type de contenu que vous stockez dans l'application.
Si vous utilisez l'application en tant que gestionnaire de tâches au quotidien, vous constaterez probablement que la liste My Day est l'une de ses fonctionnalités les plus utiles. En plus des e-mails marqués dans Outlook qui apparaissent dans la liste, vous pouvez également y ajouter d'autres tâches.
Pour ajouter une tâche à faire à Ma journée, ouvrez la tâche en question (sur le bureau ou sur un mobile) et sélectionnez Ajouter à ma journée .
La liste My Day propose également des suggestions sur ce que vous devez ajouter. Sur le bureau, accédez à la liste Ma journée et cliquez sur Pour aujourd'hui dans le coin supérieur droit. Sur mobile, ouvrez Ma journée et appuyez sur l’icône en bas de l’écran.
Les suggestions sont basées sur les tâches récemment ajoutées et les tâches dont la date d' échéance est aujourd'hui. L'application ne fera aucune suggestion pour les tâches pour lesquelles des rappels sont définis pour aujourd'hui.
7. Ajouter des pièces jointes aux tâches
Vous pouvez ajouter des fichiers à des tâches Microsoft. Les pièces jointes sont disponibles sur toutes les versions de l'application, offrant un excellent moyen de partager des documents importants entre vos appareils.
Il existe une limite importante: Microsoft a limité la taille du fichier à 25 Mo (comme la plupart des services de messagerie électronique). Si vous devez envoyer un fichier volumineux, vous devrez chercher ailleurs.
Joindre un fichier est facile. Ouvrez la tâche en question et cliquez sur Ajouter un fichier .
8. Voir votre semaine à venir
Une récente mise à jour a apporté une nouvelle liste intelligente à l'application: Prévu .
La section Planifiée est divisée en deux parties: En retard et Plus tard . Plus tard, affiche toutes les tâches de votre calendrier pour les cinq prochains jours; En retard affiche les tâches que vous devriez déjà avoir accomplies mais qui n'ont pas encore été marquées comme telles.
Pour activer les listes intelligentes, ouvrez l'application Tâches sur votre bureau, puis cliquez sur la photo de votre profil et accédez à Paramètres> Listes intelligentes . Basculez les curseurs à côté des listes que vous souhaitez activer.
9. Changement de compte
En février 2019, le changement de compte est devenu disponible pour la première fois. Cela signifie que vous pouvez accéder à la fois à votre compte professionnel et personnel dans l'application et à passer d'un compte à l'autre en appuyant simplement sur un bouton.
Au moment de la rédaction de ce document, cette fonctionnalité n’est disponible que sous Windows 10 et Android. Microsoft indique que le support iOS est imminent.
Pour configurer le changement de compte sous Windows, cliquez sur l'image de votre profil dans le coin supérieur gauche, sélectionnez Gérer les comptes, puis cliquez sur Ajouter un compte . Sous Android, appuyez sur le menu Plus (les trois lignes horizontales dans le coin gauche), puis appuyez sur votre adresse électronique et sélectionnez Ajouter un compte .
10. Live Tiles dans Windows 10
Si vous utilisez Windows 10, vous pouvez tirer parti de la prise en charge par Microsoft To-Do des tuiles dynamiques.
Vous pouvez épingler autant de listes que vous le souhaitez dans le menu Démarrer. Épingler une liste est aussi simple que d’ouvrir l’application À faire, de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la liste en question et de sélectionner Épingler pour commencer .
Malheureusement, vous ne pouvez pas effectuer de tâches à partir de la vignette dynamique. En cliquant sur la vignette, vous accédez directement à la liste de l'application principale.
Microsoft To-Do est un travail en cours
Microsoft To-Do s'est considérablement amélioré au cours des deux dernières années. De pauvre alternative à Wunderlist, elle est devenue le successeur naturel de l'application auparavant populaire.
Cela dit, Microsoft To-Do n'est toujours pas un produit fini. Microsoft l'admet même sur le site Web de l'application.
Si vous voulez une application avec des cloches et des sifflets sans fin, To-Do n'est peut-être pas pour vous. Mais si vous voulez une application facile à utiliser et étroitement intégrée aux systèmes d'exploitation que vous utilisez tous les jours, vous devriez l'examiner.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des listes de tâches à faire, consultez nos articles sur l'utilisation de OneNote en tant que gestionnaire de liste de tâches. 6 conseils pour utiliser OneNote en tant que liste de tâches à effectuer 6 conseils pour utiliser OneNote en tant que tâche à faire Liste Profitez-vous au maximum de votre liste de tâches OneNote? Appliquez nos conseils pour de meilleures listes de contrôle OneNote. En savoir plus et comment gérer les listes de tâches sur Android 8 Meilleures applications pour la gestion de listes de tâches sur Android 8 Meilleures applications pour la gestion de listes de tâches sur Android N'essayez pas de jongler avec des dizaines de tâches dans votre tête. Ces incroyables applications de gestion de tâches Android vous aident à garder efficacement une trace de votre liste de tâches. Lire la suite .
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